Sami oczywiście wiemy najlepiej jak zbierać wymagania i wdrażać projekty, ale kiedy sami mamy postawić się w roli klienta takiego projektu – zaczyna się dramat. A więc:
Primo: jaki jest cel wdrożenia?
Zacznij od najważniejszego: odpowiedzi na pytanie po co właściwie wam ten system? Co chcecie osiągnąć wdrażając go?
Odpowiedzcie, a potem cały czas miejcie tę odpowiedź z tyłu głowy. Dramatyczna większość wdrożeń odbywa się z celem “poprawić zarządzanie projektami”, a w najlepszym wypadku “aby lepiej to wszystko ogarniać”. Jeśli i wasze będzie tak wyglądać – skończycie z systemem, którego wdrożenie kosztowało was czas i pieniądze, a który prawdopodobnie okaże się “kolejnymi tabelkami do wypełnienia”. Królować zaś nadal będą przylepiane do monitorów żółte karteczki…
Wybór i wdrożenie systemu do zarządzania projektami: tips & tricks
- Jeśli to wdrożenie to coś więcej niż system z jedną tablicą kanban – rozważ skorzystanie z usług doradczych kogoś, kto zna się na wdrożeniach danej platformy. Jak rozpoznać kogoś kto się zna? Zaczyna od pytania ‘co chcecie osiągnąć’, a nie ‘jakich potrzebujecie pól i kolorów kolumn’.
- Prostota, Less is more, Keep it simple. Pamiętaj o tym, że większość funkcji typowego systemu jest nieużywana (ale samą swoją obecnością komplikują go niemożebnie). Pamiętaj o celu tego wdrożenia i Regule Pareto – jeśli usprawnicie przepływ 80% najbardziej typowych zadań – znakomicie. Za resztę możecie stopniowo wziąć się później.
- … a za część w ogóle nie warto. Pewne nietypowe przypadki (zadania, zależności) warto załatwiać nawet z pomocą kartki i kalendarza, jeśli miało by to mocno skomplikować system. Czy on naprawdę musi mieć 17 dodatkowych opcji, aby obsłużyć coś, co zdarza się średnio raz na 7 tygodni…?
- Logicznym początkiem dla takiego wdrożenia jest rozrysowanie (fachowo “zmapowanie”) podstawowych przepływów zadań w projektach – skąd się biorą, od kogo do kogo płyną, kiedy i gdzie zawracają. Wszystko, co się z nimi dzieje. Jeśli nigdy tego nie robiliście – gwarantuje szereg (niekoniecznie przyjemnych, ale na pewno poszerzających horyzonty) zdziwień.
- Nie próbuj z góry określić wszystkich wymagań i załatwić wszystkich przypadków. Zacznij od najważniejszego, sprawdź jak narzędzie działa w praktyce – dostosuj, a później stopniowo dobuduj resztę. Czyli agile.
- Pamiętaj, że największym wyzwaniem wcale nie jest stworzenie idealnego systemu. Najtrudniej jest sprawić, by inni korzystali z niego i to jeszcze w sposób i zgodnie z zasadami, jakie sobie zaplanowaliście.
- Dlatego angażuj przyszłych użytkowników w planowanie nowej platformy, a jeśli ich liczba jest zbyt duża, rozważ zorganizowanie serii krótkich szkoleń dla wszystkich, którzy będą z danego systemu korzystać. Tak, aby dowiedzieli się co, gdzie, jak i przede wszystkim – dlaczego warto korzystać z nowego systemu. Pokaż im, że jest zaprojektowany z głową i sexy.
PS Aplikacja mobilna to miła, ale zaprawdę najmniej ważna i opcjonalna część takowego systemu. Zadaniami powinno zarządzać się wygodniej, kiedy siadacie do pracy, a nie w metrze, windzie lub WC.
Autor tekstu:
Igor Mróz – doświadczony Project Manager
CEO Zero Bullshit Management
Poznaj Podstawy zarządzania projektami, bez bullshitu
NASZ AUTORSKI KURS ONLINE: dwanaście lekkostrawnych lekcji, przykłady, materiały dodatkowe, całość zakończona certyfikatem