Dla ułatwienia skompilowaliśmy na jednej stronie nasze wymagania odnośnie logistyki podczas szkolenia zamkniętego
1. Wymagania co do sali: przestronna sala, idealnie z oknem. Dobry rozmiar sali to deklarowany przez wynajmującego +5, czyli 20+ osobowa dla 15 osobowej grupy (wynajmujący sale są zwykle nadmiernie optymistyczni odnośnie zapewnianej przestrzeni). Średnio nadają się wszelkie kompaktowe sale z dużym nieprzesuwalnym stołem. Są dobre na 1-2 godzinne spotkanie, ale nie trzy dni szkolenia. Poza tym:
- Rzutnik albo TV z wejściem HDMI (jeśli rzutnik, to ustawiony tak, żeby nie świecił prowadzącemu po oczach).
- Tablica flipchart z kartkami papieru i markerami.
- Ustawienie idealnie “psychoterapeutyczne” (w półkole), ale jeśli się nie da – inne też jest O.K.
2. Obiad / przekąski: są, jak jest to przyjęte przy szkoleniach zamkniętych, po Państwa stronie.
- Przekąski to w idealnym układzie: woda / kawa / herbata + owoce / warzywa na przekąskę (obiedzeni ciastkami uczestnicy przysypiają).
- Najlepiej jednak aby napoje przygotowywało się w kuchni albo na korytarzu – ekspresy i podgrzewacze do wody potrafią porządnie hałasować i wszystkich rozpraszać.
- Na obiad najlepiej jeśli jest on w formie bufetu, a nie zamawiany z karty. Jeśli to ta druga opcja, to powinno to być sprawdzone miejsce, gdzie obsługa jest sprawna. W innym wypadku cała przerwa potrafi przeciągnąć się do nawet 80-90 minut. Strata czasu i nerwów.
Jeśli nie planujecie Państwo zapewniać posiłków i przekąsek, to proszę o jasną informację dla siebie oraz uczestników, aby mogli zaopatrzyć się w swój prowiant.
3. Miejsce i przybycie na miejsce: staramy się być na miejscu na 30 minut przed rozpoczęciem szkolenia (dla wielodniowych warsztatów dotyczy to pierwszego dnia), żeby spokojnie się podłączyć i przetestować czy wszystko działa.
Potrzebujemy dokładnego adresu oraz informacji, które pomogą odnaleźć salę (nazwa / o co mamy pytać na recepcji albo na kogo się powołać) oraz jakiegoś kontaktu awaryjnego (nazwisko i telefon) osoby, do której można zadzwonić, gdyby był problem ze znalezieniem miejsca lub dostaniem się do środka.
4. Informacja do uczestników: zakładamy, że Państwo przekazują kluczowe informacje logistyczne uczestnikom (dojazd, godziny zajęć, posiłki).
Proszę szczególnie o zwrócenie uwagi na godziny rozpoczęcia i zakończenia zajęć i zasugerowanie, żeby mieli 20 minutowy bufor na końcu, czasem nie uda się skończyć idealnie punktualnie o czasie (bo np. są problemy z obiadem albo wywiąże się merytoryczna dyskusja, której szkoda przerwać), a część uczestników podrywa się na 3 minuty przed końcem mówiąc, że “umówili sobie calla”.
Gdyby coś było niejasne – proszę pisać.