Lata doświadczeń nauczyły nas, że paradoksalnie najlepsze aplikacje do zarządzania projektami to te najprostsze – z niewielką liczbą opcji i minimalną konfiguracją. Dzięki temu wymuszają prostotę procesu. A im prostszy proces i lżejsze narzędzie, tym większa szansa, że ludzie będą z niego korzystać.
Piszę to jako ktoś, kto kiedyś uwielbiał kolorowe, rozbudowane arkusze Excela wypchane makrami i magicznymi formułami. Ale życie pokazało mi jedno: co mi po genialnym narzędziu, skoro cały zespół go szczerze nienawidzi i nie używa, a sięga po niego wyłącznie wtedy, gdy wezmę ich rodziny jako zakładników przypomnę o nim siedemnaście razy dziennie.
Gdzie szukać aplikacji do zarządzania projektami?
Lista przedstawiona w artykule niżej jest dość bogata, ale jeśli nie znajdziesz tam niczego dla siebie – spróbuj jeszcze tutaj:
- Ethical Resources – lista etycznych (np. nieszpiegujących) aplikacji użytkowych z najrozmaitszych kategorii.
- AlternativeTo – wyszukiwarka aplikacji oraz ich zamienników (np. wpisujesz MS Project i zaznaczasz, że chcesz coś darmowego pod Linuxa).
Aktualizacja w 2026 roku wymusza jedno doprecyzowanie: unikaj kolorowych, ładnych rankingów aplikacji do zarządzania projektami z Google i YouTube. Większość z nich powstaje nie po to, żeby pomóc w wyborze narzędzia, tylko żeby sprzedać konkretne aplikacje przez linki afiliacyjne. Autorzy polecają tam nie to, co działa najlepiej, ale to, co najlepiej się klika i najlepiej płaci.
Narzędzia AI w zarządzaniu projektami
To chyba najtrudniejsza kategoria, aby polecić coś konkretnego. Powody:
- Ogromne ryzyko związane z prywatnością (ludzie wklejają poufne dokumenty, wiadomości, notatki) rodzi frustrujące z poziomu uczestnika, ale zrozumiałe z poziomu firmy ograniczenia. Jeśli w firmie używacie Google Suite, może się okazać, że użycie czegoś innego niż Gemini będzie niewskazane, dozwolone wyłącznie z ograniczeniami, a czasem wręcz całkowicie zabronione.
- LLM-y są rozwijane bardzo dynamicznie i ranking najlepszych narzędzi do różnych zastosowań zmienia się dosłownie z kwartału na kwartał. W danym momencie najlepszym narzędziem AI do wyszukiwania może być np. Perplexity, by za kilka tygodni zostać mocno wyprzedzonym przez konkurencję.
W Zero BS Management korzystamy z ChatGPT. Kochamy jego uniwersalność oraz genialne rozpoznawanie mowy. W naszym doświadczeniu narzędzia Google średnio radzą sobie z codziennym polskim i angielskim z polskim akcentem, więc używamy ich tylko wtedy, kiedy naprawdę musimy.
Z notatkami ze spotkań eksperymentujemy z Granola. Działa na poziomie systemu operacyjnego, więc nie trzeba dołączać do spotkania żadnego bota i jest przez to niezależny od programu używanego do spotkań. Można Granoli podyktować konkretną strukturę notatek jaką chcemy otrzymać oraz unikalne słowa lub żargon, z których korzystamy w firmie.
U naszych klientów najczęściej spotykamy się z ekosystemem Microsoft 365 oraz narzędziem Copilot. Jeśli chcesz zobaczyć, jak w praktyce używać AI w zarządzaniu projektami (briefy, raporty, harmonogramy, maile, prezentacje), zobacz nasze szkolenie z Copilota w zarządzaniu projektami.
Monitorowanie satysfakcji i zaangażowania
Narzędzia do badania satysfakcji i zaangażowania zespołu bywają pomocne, ale tylko w określonym kontekście. To nie są aplikacje do zarządzania projektami i nie zastąpią rozmów, decyzji ani sensownych procesów. Jeśli już po coś sięgać, to najczęściej wystarcza Officevibe – lekkie narzędzie do regularnego „pulse checku”, bez rozbudowanej konfiguracji i HR-owego ciężaru.
Czasami wystarczy zwykła ankieta – szczególnie przy większych zmianach organizacyjnych, kiedy warto dopytać zespół o konkretne kwestie. W takich sytuacjach polecamy:
- Proste, powszechnie znane, darmowe i wystarczające w 90% wypadków – Google Forms,
- Ładniejsze i bardziej zaawansowane (darmowe do 10 pytań, później dość drogie) – TypeForm.
Przy okazji: bardzo nie polecamy Survio. Niska wygoda użytkowania i nieczytelny, ocierający się o naciąganie model płatności.
Narzędzia, które pomagają myśleć o różnicach w zespole
Nie zachęcamy, żeby traktować wyniki takich narzędzi jako wyrocznię. To zawsze będzie uproszczenie, które nie zastąpi indywidualnego podejścia, rozmów i budowania relacji. Potrafią jednak otworzyć oczy na źródła różnic w zespole, a nawet skłonić do zadbania o jego większą różnorodność.
Mimo zastrzeżeń metodycznych polecimy tu oparte na modelu MBTI badanie 16personalities. To najlepsze, w pełni darmowe i w dodatku dostępne w wielu językach rozwiązanie tego typu. Traktowane jako uproszczony model bywa dobrym punktem wyjścia do refleksji nad stylami pracy i komunikacji oraz usprawnienia codziennej pracy projektowej.
Inne narzędzia do analizy stylów pracy i osobowości w zespołach są zwykle płatne i często wymagają udziału certyfikowanego coacha, np.: FRIS, Talenty Gallupa, Insights Discovery, DISC. To zupełnie inna liga pod względem kosztu i czasu trwania całości. Co ważniejsze – nie są one automatycznie lepsze od prostszych narzędzi. Wiele z nich również spotyka się z zarzutami nadmiernych uproszczeń i nadinterpretacji, a obowiązkowy udział coacha może być wadą. Kiepski coach (a tacy trafiają się niestety często) potrafi bardziej namieszać w głowach niż realnie pomóc zespołowi.
Rozbudowane narzędzia do zarządzania projektami
MS Teams, Jira czy Asana zna dziś chyba każdy. Warto jednak wspomnieć o narzędziach, które próbują ogarnąć znacznie więcej niż tylko zadania – łączą zarządzanie projektami z dokumentacją i komunikacją, a coraz częściej także elementami pracy produktowej – wszystko w jednym środowisku.
- ClickUp – rozbudowane narzędzie do zarządzania projektami, zadaniami i dokumentacją, które łączy funkcje planowania, komunikacji i automatyzacji pracy zespołu w jednej platformie.
- Notion (+ rozszerzenia Mail i Calendar) – minimalistyczne środowisko pracy dla osób, które chcą w jednym miejscu zarządzać wiedzą i projektami oraz dostać sprzężony z tym wygodny, nowoczesny interfejs dla poczty i kalendarza.
Backlog i zadania w codziennej pracy zespołu
Nie próbują być platformami do wszystkiego. Skupiają się na tym, co w wielu zespołach projektowych jest najważniejsze: zlecaniu i monitorowaniu zadań. Oczywiście w formie ukochanych przez nas tablic kanban.
- Trello – znane i popularne (mamy na jego temat wyczerpujący poradnik). Warto wiedzieć, że od czasu przejęcia przez Atlassian wprowadzono wiele usprawnień, a przede wszystkim dodatki (“Power Ups”) nie są już płatne.
- KanbanFlow – Prosty i zwarty design czyni ją bardzo przejrzystą – polecam w większych zespołach. Do tego świetnie zaimplementowana funkcja swimlanes (wyłącznie w relatywnie taniej wersji premium), czyli poziomego podziału waszej tablicy z zadaniami na zespoły/obszary.
Planowanie projektu: harmonogram, wymagania, koncepcja
Niektóre potrzeby pojawiają się tylko na określonym etapie projektu i wtedy nie ma sensu „wciskać” ich w główne narzędzie do zarządzania zadaniami. Osobiście wolę ręcznie wyklikać prosty harmonogram dla zarządu w Gantt Project, niż męczyć się, żeby uzyskać to samo w Asanie czy Trello, które niby mają tę funkcjonalność, ale wymagają upierdliwego uzupełniania wielu pól albo wręcz przekonstruowania całego harmonogramu.
- Zarządzanie wymaganiami, backlogiem i roadmapą (raczej stricte pod Scrum): StoriesOnBoard.
- Jeśli koniecznie potrzebujecie stworzyć dla kogoś wykres Gantta: Gantt Project (na wszystkie platformy, prosty, wygodny, darmowy).
- Z kolei przed rozpoczęciem całego projektu może przydać się stworzenie którejś z kanw (Change Canvas, Lean Canvas etc.). Pomoże w tym Canvanizer. Szablony kanw mają też oczywiście popularne narzędzia takie jak Canva, Miro i Mural – jeśli używasz ich na co dzień, zacząłbym tam (bo znasz już obsługę całego narzędzia). Jeśli jednak zaczynasz od zera, wybrałbym Canvanizer.
Aplikacje do zarządzania projektami: komunikacja
Firmowe strony intranetowe (bardzo lubimy tę formę dzielenia się informacjami – działa o niebo lepiej niż umieszczanie gdzieś dokumentów):
- self-hosted: dokuwiki (GPL/darmowe)
- wygodne i przejrzyste, dostępne za darmo na serwerach dostawcy: Nuclino
- no i oczywiście Google Sites (bardzo dobra funkcjonalność od czasu rewolucji z 2018 roku) oraz Confluence (za darmo do 10 osób)
- Jest to też core’owa funkcjonalność wspomnianego wcześniej Notion.
Komunikacja w projekcie i zespole: bezapelacyjne polecam Slack. Co ciekawe – znam też przypadki, kiedy firmy (głównie takie z nastawieniem “remote first”) używają go w tandemie z “głosowymi” wirtualnymi pokojami w TeamSpeak, aplikacji która została stworzona dla… graczy. Warte przetestowania.
Retrospektywa (także zdalna) i lessons learned:
Wspólne burze mózgów online: Miro, Mural
Estetyczne prezentowanie wyników burz mózgów: Canva wprowadziła u siebie ciekawe szablony tablic. Jeśli bardziej zależy ci na wygodzie tworzenia – wybierz Miro/Mural, jeśli zależy ci na estetyce (np. potrzebujesz włożyć wyniki do prezentacji dla klienta/zarządu) rozważ Canvę.
Narzędzia dla managera: produktywność osobista
Zarządzanie swoimi zadaniami:
- Nozbe – świetna, odnosząca sukcesy na świecie aplikacja polskiej produkcji, której od lat używam na co dzień.
- Omnifocus – dość podobne do Nozbe, oferująca miejscami trochę więcej funkcji grupowania poszczególnych zadań, czy podpowiadania zadań w oparciu o twoją lokalizację (Castorama – kup młotek)
Email:
- Jedna z najbardziej oszczędzających czas funkcji – automatyczne follow-upy mailowe: FollowupThen.com. Outlook i Gmail mają zbliżoną, choć nie tak wygodną funkcję (trzeba się naklikać). Są też rozszerzenia typu „Boomerang”, ale jestem wobec nich sceptyczny. Nie bardzo uśmiecha mi się dawać jakimś nieznanym deweloperom dostęp do całej mojej poczty.
- Do poczty używam głównie GMail, przekierowując tam wszystkie wiadomości. Nie używam przy tym żadnych folderów, korzystając zamiast tego ze znakomitej funkcji wyszukiwania. Przede wszystkim zaś stosuję zasadę Inbox Zero.
Rozszerzenia przeglądarki:
- News Feed Eradicator – rozszerzenie, które blokuje “wall” na wybranych social media. Dosłownie zmieniło moje życie. Znów mogę korzystać z Facebooka, czy LinkedIn ale bez ryzyka, że zostanę “wciągnięty” przez przewijanie głównej strony.
- uMatrix – blokowanie skryptów na stronach tak, aby być śledzonym możliwie jak najmniej. Nie działa z Chrome, ale świetnie integruje się z jego bezpieczniejszą i mniej szpiegującym klonem Brave Browser.
Wspomaganie własnej silnej woli: zainstaluj BlockSite, a dla prawdziwych twardzieli Cold Turkey. Ta ostatnia nie tylko skutecznie blokuje szereg stron (jak BlockSite), ale sam z siebie mierzy Twoją aktywność i użycie aplikacji. Ujrzenie, że w ostatnim tygodniu spędziłeś 13 godzin grając w Diablo, naprawdę daje do myślenia.
Inne narzędzia dla managera
Wszystko to, co niekoniecznie podpada po którąś z powyższych kategorii, a czasem może się przydać.
- inFakt – bezapelacyjnie najlepszy system do samodzielnego (jest też oczywiście opcja biuro rachunkowe) prowadzenia sobie książki przychodów i rozchodów.
- Nauka języka: nie wiem czy wiesz, ale jeśli masz poziom A2 w górę, to do ćwiczenia konwersacji znakomicie sprawdza się ChatGPT. Odpalasz aplikację na telefon, a w niej “tryb głosowy” i mówisz “I would like to pracice my English a bit” i sobie rozmawiacie. Bez stresu i presji jaka często obecna jest na zajęciach z lektorem. A na końcu może zrobić ci listę sugestii i najczęstszych błędów.
- Super-elastyczna baza danych online (nowoczesny MS Access): jeśli jesteś geekiem na pewno spodoba Ci się narzędzie AirTable. Możesz wygodnie wyklikać sobie relacyjną bazę danych, dodać do niej proste interfejsy służące wprowadzaniu i przeglądaniu danych (sporo mają wbudowane, w tym widok tablicy kanban ❤). Do tego nieźle działają automatyzacje. Przy pomocy Zapier albo Make możesz wymieniać dane z innymi systemami. My używamy AirTable jako CRMa, z którego (po wygraniu danego leadu) wypluwamy dane do Trello.
Dziękujemy za rekomendacje narzędzi m.in: Monice Perendyk, Michałowi Szczygłowi, Antkowi Bartczakowi, Michałowi Gajewskiemu
Poznaj Podstawy zarządzania projektami, bez bullshitu
NASZ AUTORSKI KURS ONLINE: dwanaście lekkostrawnych lekcji, przykłady, materiały dodatkowe, całość zakończona certyfikatem