Kiedyś uwielbiałem kolorowe, piętrowe excele z licznymi formułami. Z czasem zrozumiałem jednak: co mi po genialnym (dla mnie) narzędziu, skoro zespół go nienawidzi i przenigdy nie zajrzy tam z własnej woli. Zacznę więc od prostej, ale niesamowicie ważnej zasady: najlepsze narzędzie to takie, które jest możliwie bezbolesne dla jak największej części zespołu. Jasne? To lecimy.

Ach, i gwoli ścisłości – staramy się tu polecać rzeczy nie-aż-tak-oczywiste. Więc mimo, że aktywnie ich używamy – nie znajdziesz na liście Slacka, JIRy, czy Google Drive.

Harmonogram i koncepcja projektu

  • Jeśli potrzebujecie stworzyć dla kogoś wykres Gantta: GanttProject (na Windows, macOS, Linux – prosty, wygodny, darmowy).
  • Z kolei przed rozpoczęciem projektu może przydać się stworzenie którejś z kanw (np. Change Canvas, Lean Canvas). Pomoże w tym Canvanizer.

Dlaczego nie rekomenduję wszystkomających “kombajnów”?

Z doświadczenia. Jeśli system umożliwia różne widoki tych samych zadań (kanban, Gantt, roadmapa etc.), to nie dzieje się to dzięki magii. Wymaga to skrupulatnego uzupełniania danych potrzebnych do tego widoku. Weźmy Asanę – na widoku osi czasu zadania bez dat po prostu się nie pojawią.

I tu zaczyna się zabawa. Potrzebujesz tego widoku raz na dwa miesiące, na spotkanie z zarządem. Ale jeśli mają się na nim pojawić wszystkie zadania, musicie przez cały ten czas wklepywać do nich daty. Nawet wtedy, kiedy w codziennej pracy nikomu te daty nie są potrzebne.

Wolę stworzyć kanwę np. w Miro i mieć pełną dowolność jak ją robię. Potem na jej podstawie zrobić brief projektu w Google Docs albo Confluence, znów mając pełną dowolność. Dla komitetu sterującego wyrzeźbić ogólny harmonogram w GanttProject i aktualizować go w razie potrzeby. A zadaniami zarządzać w Trello / Jira / Asana, ale już bez żadnych ograniczeń “bo inaczej Gantt się nie zrobi”.

Backlog i zadania w codziennej pracy zespołu

Oczywiście w formie ukochanych przez nas tablic kanban.

  • Trello – znane i popularne (mamy na jego temat wyczerpujący poradnik). Warto wiedzieć, że od czasu przejęcia przez Atlassian wprowadzono wiele usprawnień, a przede wszystkim dodatki (“Power Ups”) nie są już płatne.
  • KanbanFlow – Prosty i zwarty design czyni ją bardzo przejrzystą – polecam w większych zespołach. Do tego świetnie zaimplementowana funkcja swimlanes (wyłącznie w relatywnie taniej wersji premium), czyli poziomego podziału waszej tablicy z zadaniami na zespoły/obszary.

Rozbudowane narzędzia do zarządzania projektami

  • ClickUp – rozbudowane narzędzie do zarządzania projektami, zadaniami i dokumentacją, które łączy funkcje planowania, komunikacji i automatyzacji pracy zespołu w jednej platformie.
  • Notion (+ rozszerzenia Mail i Calendar) – minimalistyczne środowisko pracy dla osób, które chcą w jednym miejscu zarządzać wiedzą i projektami oraz dostać sprzężony z tym wygodny, nowoczesny interfejs dla poczty i kalendarza

Tak, nadal podtrzymuję swoje zdanie o „kombajnach”. Ale jeśli zespół i tak rozważa trzymanie dokumentacji w Notion, prowadzenie tam również zadań może uprościć życie. To zupełnie inna sytuacja niż wklepywanie dat w Asanie tylko po to, żeby raz na dwa miesiące pokazać Gantta.

Retrospektywa i lessons learned

Najprościej zacząć od formatu Lean Coffee. Jednak jeśli na każdej retrospektywie słyszysz już te same odpowiedzi i wszyscy umierają z nudów, spróbuj zmienić format. Parabol ma gotowe scenariusze, automatyczne podsumowania i integrację z Jirą.

Jeśli potrzebujesz tylko prostej tablicy do retro, sprawdź darmowe narzędzie polskiej firmy Boldare.

Narzędzia do zarządzania własnymi zadaniami

Zadania zespołu trzymam na wspólnej tablicy, a własne prywatne i dużą część służbowych – osobno. I mam do tego dobry powód. Tablica kanban to zarządzanie zespołem – potrzebuję szybko ogarnąć wzrokiem kto nad czym pracuje i na jakim jest etapie. Z kolei osobista lista zadań to zarządzanie moim dniem.

Potrzebuję tam większej swobody w grupowaniu zadań oraz możliwości automatycznego generowania listy na dany dzień. Tak, by poza rzeczami wpisanymi ręcznie pojawiały się tam te, do zrobienia w określone dni (np. ostrzeżenie na tydzień przed urodzinami żony) albo np. regularnie co 4 tygodnie (wymiana wody w akwarium).

  • Nozbe – odnosząca sukcesy na świecie aplikacja polskiej produkcji, której używam na co dzień od lat.
  • Omnifocus – bardziej rozbudowany i pozwala budować widoki zadań w zależności od kontekstu (np. ile masz czasu, gdzie jesteś). Ma też wbudowany system przeglądu projektów i widok łączący zadania ze spotkaniami z kalendarza, co ułatwia panowanie nad większą liczbą równoległych tematów.

Ja, jak wspominałem we wstępie, lubię maksymalnie proste narzędzia. Dlatego używam Nozbe w wersji Legacy.

Sprawniejsze zarządzania pocztą

Wszystkie skrzynki obsługuję w jednym miejscu. W ten sposób unikam przełączania się między kontami lub programami i ryzyka, że o którymś zapomnę. Po latach prób z rozmaitymi strukturami folderów i tagów praktycznie zrezygnowałem z ich używania. Zamiast tego:

  • Przeczytane maile archiwizuje (w Gmail folder “archived”) i aby coś znaleźć, używam wyszukiwarki. Jest to szybsze (najczęściej szukam np. “from: mariola has:attachment”), niż zastanawianie się 20  minut “do jakiego folderu to wrzuciłem”.
  • Bilety, rezerwacje, krytyczne maile oznaczam gwiazdką, aby błyskawicznie móc znaleźć je w widoku “starred”. To jednak rzadkie wyjątki i wszystkich oznaczonych w ten sposób maili nigdy nie mam więcej niż kilkadziesiąt.
  • Stosuję zasadę Inbox Zero – jeśli wiadomość trafia do skrzynki, to albo ją archiwizuję (nieważna), albo od razu załatwiam, albo odkładam (funkcja Snooze) do chwili, kiedy będę miał przestrzeń się nią zająć.

Prawdziwym game changerem w efektywności były dla mnie automatyczne follow-upy (przypomnienia) mailowe – czyli zautomatyzowanie pilnowania, czy ktoś odpowiedział i załatwił sprawę.

  • Outlook i Gmail mają wbudowane funkcje tego typu (Gmail: Nudge i Snooze, Outlook: Flaga Follow Up i Remind Me), ale są one dla mnie niewygodne i mało intuicyjne.
  • Sam od lat używam prostego narzędzia FollowUpThen.com. Rejestrujesz się (za darmo), dodajesz do kontaktów adresy w formacie np. “1day@followupthen.com” czy “4hours@followupthen.com”, a następnie wysyłając maila dodajesz je w polu BCC. Zero dodatkowego klikania – FollowUpThen przyśle ci przypomnienie po wybranym czasie.

Jedyny (dla niektórych poważny) minus FollowUpThen: wysyłasz treść maila do zewnętrznego narzędzia. Istnieją bardziej prywatnościowe alternatywy (np. Remindmail), ale wymagają ingerencji działu IT po stronie serwera pocztowego.

Wspomaganie koncentracji i silnej woli

Technologiczni giganci wydaja miliony dolarów na doskonalenie mechanizmów, które czynią ich produkty uzależniającymi. Wiedząc to przestałem przeklinać swój brak skupienia, gdy łapię sie na tym, że miałem tylko coś sprawdzić, a od dwudziestu minut bezmyślnie skrolluje dany serwis. Zamiast tego zacząłem stosować wspomagacze w nierównej walce z tymi mechanizmami.

  • Absolutny game changer: News Feed Eradicator [wersja Chrome, wersja Firefox] – rozszerzenie przeglądarki, które blokuje “wall/newsfeed” na wybranych social media. Dosłownie zmieniło moje życie. Znów mogę korzystać z Facebooka, LinkedIn i innych serwisów społecznościowych, ale bez ryzyka, że zostanę “wciągnięty” na godzinę.
  • BlockSite, a dla prawdziwych twardzieli – Cold Turkey. Ta ostatnia nie tylko skutecznie blokuje szereg stron (jak BlockSite), ale też mierzy Twoją aktywność i użycie aplikacji. Ujrzenie, że w ostatnim tygodniu spędziłeś 13 godzin grając w Diablo, naprawdę daje do myślenia.

Jako dodatkowe polecenie rekomenduję przeglądarkę Brave. Oparty na silniku Chrome (prawie identyczny wyglad, działaja rozszerzenia Chrome Web Store) ale z wbudowanym szeregiem narzedzi blokujących reklamy i skrypty śledzące twoje zachowania w sieci.

Praca nad różnicami i tarciami osobowościowymi w zespole

Mimo zastrzeżeń metodycznych poleamy oparte na modelu MBTI badanie 16personalities. To najlepsze, w pełni darmowe, dostępne w wielu językach rozwiązanie tego typu. Bywa naprawdę dobrym punktem wyjścia do refleksji nad stylami pracy i komunikacji oraz usprawnienia codziennej pracy projektowej.

Inne sensowne narzędzia do analizy stylów pracy i osobowości w zespołach są zwykle i często wymagają udziału certyfikowanego coacha. To zupełnie inna liga pod względem kosztu i czasu trwania całości. Co ważniejsze – nie są one automatycznie lepsze od prostszych narzędzi. Wiele z nich również spotyka się z zarzutami nadmiernych uproszczeń i nadinterpretacji, a obowiązkowy udział coacha może być wadą. Kiepski coach (a tacy trafiają się niestety często) potrafi bardziej namieszać w głowach niż realnie pomóc zespołowi.

Narzędzia AI w zarządzaniu projektami

W tej kategorii najtrudniej polecić coś konkretnego. Z dwóch powodów.

  • Poufność. Zanim wrzucisz do LLM-a maila albo dokument projektowy, sprawdź, które narzędzia twoja firma w ogóle dopuszcza do pracy z tymi danymi. Co ci po naszym poleceniu, jeśli możesz za jego zastosowanie wylecieć z pracy?
  • Tempo zmian. Narzędzie, które dziś najlepiej radzi sobie z researchem albo tworzeniem prezentacji, za kwartał może mieć lepszego konkurenta. Wybieraj pod konkretną robotę.

W Zero BS Management korzystamy z ChatGPT. Kochamy jego uniwersalność oraz genialne rozpoznawanie mowy. Dla porównania nasze doświadczenia z narzędziami Google to: dużo gorzej radzą sobie mówieniem do nich po polsku albo po angielsku z polskim akcentem. Częściej też halucynują.

U naszych klientów najczęściej spotykamy się z ekosystemem Microsoft 365 oraz narzędziem Copilot. Jeśli chcesz zobaczyć, jak w praktyce używać AI w zarządzaniu projektami (briefy, raporty, harmonogramy, maile, prezentacje), zobacz nasze szkolenie z Copilota w zarządzaniu projektami.

Inne narzędzia dla managera

Wszystko to, co niekoniecznie podpada pod którąś z powyższych kategorii, ale czasem może się przydać.

  • Dla osób na B2B polecamy system inFakt – bezapelacyjnie najlepszy system do samodzielnego prowadzenia uproszczonej księgowości (KPiR, ryczałt) z opcją zlecenia wszystkiego księgowej w ramach ich ekosystemu (na pewno zna ten system, a nie “widziała go u koleżanki”; masz też realne opinie jej klientów). Realnie oszczędzisz czas i uprościsz życie.
  • Nauka i ćwiczenie języka: uważam, że jeśli jesteś na stanowisku liderskim i pracujesz z zagranicą, musisz mieć język na poziomie minimum B2. Pomaga tu tandem Anki i ChatGPT – Anki do powtarzania słówek i fraz, Chat (Voice Mode) do ćwiczenia konwersacji przed spotkaniami (np. komitet sterujący, rozmowa kwalifikacyjna), wyjaśniania niuansów i układania zdań ze słowem, którego nie możesz zapamiętać.

Gdzie szukać aplikacji do zarządzania projektami?

Jeśli wyżej nie udało ci się znaleźć nic dla siebie – spróbuj jeszcze tutaj:

  • Ethical Resources – lista etycznych (np. nieszpiegujących) aplikacji użytkowych z najrozmaitszych kategorii.
  • AlternativeTo – wyszukiwarka aplikacji oraz ich zamienników (np. wpisujesz MS Project i zaznaczasz, że np. darmowy odpowiednik na Mac OS).

Ważna rada: unikaj kolorowych rankingów aplikacji z Google i YouTube. Większość z nich powstaje nie po to, żeby pomóc w wyborze narzędzia, tylko żeby z pomocą linków afiliacyjnych wcisnąć ci te, za które autor dostanie największą prowizję (na tej stronie są dwa takie linki, oba z aplikacji których używam na co dzień, z obu dostaniesz zniżkę).

Za rekomendacje narzędzi dziękujemy m.in. Monice Perendyk, Michałowi Szczygłowi, Antkowi Bartczakowi i Michałowi Gajewskiemu.