Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami?
Naszym zdaniem są nimi te proste, z niewielką ilością opcji i możliwości konfiguracji. Lata doświadczenia nauczyły nas jednego: im mniej skomplikowane nasze procesy tym lepiej. Nasz system do zarządzania projektami powinien być prosty. A proste narzędzia taką prostotę wymuszają. Zdecydowanie kierujemy się więc maksymą:
Use few tools, but good (and simple) ones
Aplikacje do zarządzania projektami – gdzie szukać?
Lista przedstawiona niżej jest dość bogata, ale jeśli nie znajdziesz tam niczego dla siebie – spróbuj jeszcze tutaj:
- Ethical Resources – lista etycznych (np. nieszpiegujących) aplikacji użytkowych z najrozmaitszych kategorii.
- AlternativeTo – wyszukiwarka aplikacji oraz ich zamienników (np. wpisujesz MS Project i zaznaczasz, że chcesz coś darmowego pod Linuxa)
Aplikacje dla lidera zespołu: zbieranie feedbacku i ankiety
Zbieranie feedbacku od pracowników (dlaczego warto i jak to robić można przeczytać tutaj): proste i za darmo – po prostu użyj Google Forms. bardziej zaawansowane, pozwalające na bieżąco monitorować zaangażowanie zespołu – OfficeVibe.
Czasami (np. podczas wdrażania zmian organizacyjnych) warto dopytać o pewne sprawy, przyda się więc jakiś system ankiet:
- proste i za darmo – Google Forms,
- ładniejsze i bardziej zaawansowane (darmowe do 10 pytań) – TypeForm.
Narzędzia, które pomogą liderowi jeszcze lepiej poznać zespół
Absolutnie nie zachęcam, aby traktować ich wyników jako wyroczni, niemniej często potrafią otworzyć oczy na przyczyny pewnych różnic i dać inspirację np. do poprawy zespołowej komunikacji, czy poszukania osób które “dopełnią” pewne braki w składzie waszej ekipy.
- Oparte na popularnym MBTI badanie 16peronalities – darmowe, dostępne po polsku i angielsku.
- Badanie FRIS – płatne, stworzone w Polsce (!), dostępne po polsku, do badania konieczny jest udział akredytowanego coacha.
- Popularne badanie talentów Gallupa – dostępne w wielu językach, w tym po polsku.
Narzędzia do zarządzania projektami: harmonogram, backlog, zadania
- Trello – znane i popularne. Wiele osób nie wie jednak, że dodatki do Trello wcale nie muszą kosztować. Bardzo wiele istnieje ich w formie rozszerzeń do przeglądarki (Chrome i nie tylko). Więcej znajdziesz w naszym poradniku o trello.
- KanbanFlow – Prosty i zwarty design czyni ją bardzo przejrzystą – polecam w większych zespołach. Do tego świetne zaimplementowana funkcja swimlanes (wyłącznie w relatywnie taniej wersji premium).
Pisząc o powyższym nie mogę nie zaznaczyć, że jestem zdeklarowanym fanem narzędzi analogowych. Często o wiele lepiej od powyższych sprawdzi się ścienna, fizyczna tablica.
Bardziej specjalistyczne programy do zarządzania projektem i produktem:
- Zarządzanie wymaganiami, backlogiem i roadmapą (raczej stricte pod scruma): Stories On Board.
- Jeśli koniecznie potrzebujecie stworzyć dla kogoś wykres Gantta: Gantt Project (na wszystkie platformy, prosty, wygodny, darmowy).
- Z kolei przed rozpoczęciem całego projektu może przydać się stworzenie którejś z kanw (Change Canvas, Lean Canvas etc.). Pomoże w tym Canvanizer.
Aplikacje do zarządzania zespołem projektowym: komunikacja
Firmowe strony intranetowe (bardzo lubimy tę formę dzielenia się informacjami – działa o niebo lepiej niż umieszczanie gdzieś dokumentów):
- self-hosted: dokuwiki (GPL/darmowe)
- wygodne i przejrzyste, dostępne za darmo na serwerach dostawcy: Nuclino
- no i oczywiście Google Sites (bardzo dobra funkcjonalność od czasu rewolucji z 2018 roku) oraz Confluence (za darmo do 10 osób)
Komunikacja w projekcie i zespole: bezapelacyjne polecam Slack. Co ciekawe – znam też przypadki, kiedy firmy (głównie takie z nastawieniem “remote first”) używają go w tandemie z “głosowymi” wirtualnymi pokojami w TeamSpeak, aplikacji która została stworzona dla… graczy. Warte przetestowania.
Retrospektywa (także zdalna) i lessons learned:
- https://retrotool.io/ (dziękuję Adrian!)
- https://www.boldare.com/sprint-retrospective-tool/
Wspólne burze mózgów online: Miro, Mural
Estetyczne prezentowanie wyników burz mózgów: Canva wprowadziła u siebie ciekawe szablony tablic. Jeśli bardziej zależy ci na wygodzie tworzenia – wybierz Miro/Mural, jeśli zależy ci na estetyce (np. potrzebujesz włożyć wyniki do prezentacji dla klienta/zarządu) rozważ Canvę.
Narzędzia dla managera: produktywność osobista
Zarządzanie swoimi zadaniami:
- Nozbe – świetna, odnosząca sukcesy na świecie aplikacja polskiej produkcji, której od lat używam na co dzień.
- Omnifocus – dość podobne do Nozbe, oferująca miejscami trochę więcej funkcji grupowania poszczególnych zadań, czy podpowiadania zadań w oparciu o twoją lokalizacje (Castorama – kup młotek)
Email:
- Jedna z najbardziej oszczędzających czas funkcji – automatyczne follow-upy mailowe: FollowupThen.com, Boomerang (ostatnio Gmail wprowadził genialną opcję snooze i schedule send – przetestuj!).
- Do poczty używam głównie GMail, przekierowując tam wszystkie wiadomości. Nie używam przy tym żadnych folderów, korzystając zamiast tego ze znakomitej funkcji wyszukiwania. Przede wszystkim zaś stosuję zasadę Inbox Zero.
Przechowywanie danych: Darmowa do 50GB szyfrowana i bezpieczna chmura: MEGA Cloud.
Rozszerzenia przeglądarki:
- News Feed Eradicator for Facebook – rozszerzenie, które zmieniło moje życie. Znów mogę korzystać z Facebooka, ale bez ryzyka, że zostanę “wciągnięty” przez przewijanie głównej strony.
- uMatrix – blokowanie skryptów na stronach tak, aby być śledzonym możliwie jak najmniej.
Wspomaganie własnej silnej woli: zainstaluj Cold Turkey. Nie tylko skutecznie blokuje szereg stron, ale sam z siebie mierzy Twoją aktywność i użycie aplikacji. Ujrzenie, że w ostatnim tygodniu spędziłeś 13 godzin grając w Diablo, naprawdę daje do myślenia.
Inne narzędzia dla managera
Wszystko to, co niekoniecznie podpada po którąś z powyższych kategorii, a czasem może się przydać.
- inFakt – bezapelacyjnie najlepszy system do samodzielnego (jest też oczywiście opcja biuro rachunkowe) prowadzenia sobie książki przychodów i rozchodów.
Poznaj Podstawy zarządzania projektami, bez bullshitu
NASZ AUTORSKI KURS ONLINE: dwanaście lekkostrawnych lekcji, przykłady, materiały dodatkowe, całość zakończona certyfikatem