Jestem zdeklarowanym fanem stopniowego, ciągłego doskonalenia zgodnie z japońską filozofią Kaizen. Zamiast porywania się z motyką na słońce: wielkich programów naprawczych, długich i depresyjnych sesji roztrząsających błędy popełnione w ostatnim projekcie, wolę prostą i o wiele skuteczniejszą alternatywę.
Cały proces sprowadza się do tego, by regularnie (co dwa tygodnie jest powszechnie uznawane za sensowny interwał) zebrać zespół zespołu i zadać mu prostego pytanie:
Jaka jest JEDNA rzecz, którą MOŻEMY zmienić, aby pracowało się nam lepiej?
JEDNA – mierzymy siły na zamiary – lepiej zrobić mało niż w ogóle. MOŻEMY – skupmy się tylko na tym, z czym faktycznie możemy coś zrobić – po co dołować się narzekaniem na coś, czego i tak nie zmienimy?
Co jeszcze jest kluczowe? Nie zaprzepaść pokładanego w tobie zaufania! Należy zadbać, aby taki pomysł został zrealizowany. Nawet jeśli w trakcie okaże się, że sytuacja nas przerasta trzeba jasno powiedzieć zespołowi co się stało i dlaczego coś nie wypaliło. Tak też buduje się zaufanie.
Najgorsza strategią jest “na strusia” – może zapomną. Zaufaj mi – będą pamiętać, a kolejną sesję zwyczajnie zignorują.
Jak sprawnie przeprowadzić taką sesję?
Łatwo powiedzieć, ale czasem trudniej wykonać – np. jak podjąć decyzję, co będzie tym jednym usprawnieniem, jeśli propozycji jest kilka?
Z pomocą może przyjść nam tutaj prosta adaptacja metody Lean Coffee:
Potrzebujesz: osobnego, w miarę cichego kąta, bloczek post-it (“żółte karteczki”), kilka markerów oraz tablicę/ścianę, na której przykleisz post-ity.
KROK 1 (około 3 minuty*): wnioski z zespołu
Wszyscy piszą na kartkach swoje pomysły problemów / usprawnień i przekazują moderatorowi, który doprecyzowuje hasła oraz przykleja kartki na ścianę grupując je (część zagadnień na pewno będzie się powtarzała).
* orientacyjny czas trwania dla zespołu, który już jest “wprawiony” w temacie, pierwsza sesja potrwa pewnie dwa razy dłużej
KROK 2 (2 minuty): głosowanie
Każdy ma w ręku marker i może między zidentyfikowane propozycje dowolnie rozdystrybuować trzy kropki. Można postawić trzy w jednym miejscu, można dać po jednej w różnych. Wygrywa propozycja, która dostaje najwięcej głosów. W przypadku remisu proponuję zająć się czymś, co będzie prostsze w realizacji z założeniem, że jeśli pójdzie dobrze, to spróbujemy zająć się też drugim tematem.
KROK 3 (10 minut): plan działania
Omawiamy plan działania i realizacji wybranego tematu. Jego orędownicy i osoby, które głosowały powinny aktywnie uczestniczyć w przygotowaniu i wdrożeniu zmian. Czyli np. jeśli propozycją jest powieszenie na ścianie nowej tablicy to ludzie powinni wspólnie wybierać jej rozmiar, miejsce powieszenia, a potem trzymać przy wbijaniu kołków zamiast zrzucać wszystko na lidera zespołu, a potem mieć pretensje, że jest krzywo.
To tylko propozycja
Warto dodać, że wariacji na temat użycia Lean Coffee do takich sesji jest mnóstwo, dlatego nie dziw się, że możesz spotkać się z nieco innymi scenariuszami. Śmiało modyfikuj też ten opisany wyżej, jeśli masz pomysł jak zrobić to sprawniej. Zawsze pamiętaj jednak, żeby jak najczęściej to zespół decydował o kierunku działań, nawet jeśli w danym wypadku twoje zdanie jest nieco inne.
Autor tekstu:
Igor Mróz – doświadczony Project Manager, CEO Zero Bullshit Management.
Poznaj Podstawy zarządzania projektami, bez bullshitu
NASZ AUTORSKI KURS ONLINE: dwanaście lekkostrawnych lekcji, przykłady, materiały dodatkowe, całość zakończona certyfikatem