Rady: wdrażanie systemów wspierających zarządzanie

Sami oczywiście wiemy najlepiej jak zbierać wymagania i wdrażać projekty, ale kiedy sami mamy postawić się w roli klienta takiego projektu – zaczyna się dramat. A więc:

Primo: jaki jest cel wdrożenia?

Zacznij od najważniejszego: odpowiedzi na pytanie po co właściwie wam ten system? Co chcecie osiągnąć wdrażając go?

Odpowiedzcie, a potem cały czas miejcie tę odpowiedź z tyłu głowy. Dramatyczna większość wdrożeń odbywa się z celem „poprawić zarządzanie projektami”, a w najlepszym wypadku „aby lepiej to wszystko ogarniać”. Jeśli i wasze będzie tak wyglądać – skończycie z systemem, którego wdrożenie kosztowało was czas i pieniądze, a który prawdopodobnie okaże się „kolejnymi tabelkami do wypełnienia”. Królować zaś nadal będą przylepiane do monitorów żółte karteczki…

Wybór i wdrożenie systemu do zarządzania projektami: tips & tricks

  • Jeśli to wdrożenie to coś więcej niż system z jedną tablicą kanban – rozważ skorzystanie z usług doradczych kogoś, kto zna się na wdrożeniach danej platformy. Jak rozpoznać kogoś kto się zna? Zaczyna od pytania ‚co chcecie osiągnąć’, a nie ‚jakich potrzebujecie pól i kolorów kolumn’.
  • Prostota, Less is more, Keep it simple. Pamiętaj o tym, że większość funkcji typowego systemu jest nieużywana (ale samą swoją obecnością komplikują go niemożebnie). Pamiętaj o celu tego wdrożenia i Regule Pareto – jeśli usprawnicie przepływ 80% najbardziej typowych zadań – znakomicie. Za resztę możecie stopniowo wziąć się później.
  • … a za część w ogóle nie warto. Pewne nietypowe przypadki (zadania, zależności) warto załatwiać nawet z pomocą kartki i kalendarza, jeśli miało by to mocno skomplikować system. Czy on naprawdę musi mieć 17 dodatkowych opcji, aby obsłużyć coś, co zdarza się średnio raz na 7 tygodni…?
  • Logicznym początkiem dla takiego wdrożenia jest rozrysowanie (fachowo „zmapowanie”) podstawowych przepływów zadań w projektach – skąd się biorą, od kogo do kogo płyną, kiedy i gdzie zawracają. Wszystko, co się z nimi dzieje. Jeśli nigdy tego nie robiliście – gwarantuje szereg (niekoniecznie przyjemnych, ale na pewno poszerzających horyzonty) zdziwień.
  • Nie próbuj z góry określić wszystkich wymagań i załatwić wszystkich przypadków. Zacznij od najważniejszego, sprawdź jak narzędzie działa w praktyce – dostosuj, a później stopniowo dobuduj resztę. Czyli agile.
  • Pamiętaj, że największym wyzwaniem wcale nie jest stworzenie idealnego systemu. Najtrudniej jest sprawić, by inni korzystali z niego i to jeszcze w sposób i zgodnie z zasadami, jakie sobie zaplanowaliście.
  • Dlatego angażuj przyszłych użytkowników w planowanie nowej platformy, a jeśli ich liczba jest zbyt duża, rozważ zorganizowanie serii krótkich szkoleń dla wszystkich, którzy będą z danego systemu korzystać. Tak, aby dowiedzieli się co, gdzie, jak i przede wszystkim – dlaczego warto korzystać z nowego systemu. Pokaż im, że jest zaprojektowany z głową i sexy.

PS Aplikacja mobilna to miła, ale zaprawdę najmniej ważna i opcjonalna część takowego systemu. Zadaniami powinno zarządzać się wygodniej, kiedy siadacie do pracy, a nie w metrze, windzie lub WC.


Podobał Ci się ten materiał?

Zobacz całą naszą biblioteczkę materiałów z zarządzania i rozważ zapisanie się na biuletyny, by dostawać informacje o nowościach.