Kiedy i jak udzielać feedback? Z przykładamiigormroz11 stycznia 2021
– Jeszcze raz ten kretyn przylezie na calla i wszystkim wszystko naobiecuję, to albo go zabiję, albo się zwolnię. Serio! Mam już dość. Przez niego ja z zespołem przez cały tydzień się zajeżdżam, żeby spełnić jego obietnice. Ludzie mi zgłaszają, że nie mogą nawet obiadu normalnie zjeść, bo jest tyle roboty. – Rafał aż trząsł się ze złości, gdy opowiadał Ani o sytuacji z szefem.
– Słuchaj, Rafał, wszyscy wiemy jaki on jest, ale czy próbowałeś to jemu powiedzieć? – zapytała Ania.
– Nie… – powiedział Rafał i opuścił wstydliwie głowę – Bo to nie ma sensu, bo on i tak nie posłucha! A poza tym jest moim szefem.
Najczęściej informacje zwrotną na temat danej osoby dostają wszyscy oprócz głównego zainteresowanego. Dokładnie tak, jak w przypadku szefa Rafała, który może nie mieć pojęcia, jakie skutki mają jego decyzje. Spójrz jaka to patologiczna sytuacja – “wszyscy wiedzą jaki on jest”, ale nikt nie zwrócił mu uwagi na jego postępowanie, więc z jego perspektywy wszystko wygląda dobrze.
Dlaczego nie dajemy informacji zwrotnej (feedbacku)?
Powodów jest mnóstwo i są mocno zależne od charakteru osoby, która ma udzielić informacji zwrotnej:
Nie chcemy popsuć relacji z drugą osobą: obawiamy się , że nas zaatakuje, przestanie lubić, będzie zachowywała się sztucznie, obrazi się, będzie nas obgadywać, albo będzie rozsiewała plotki na nasz temat.
Obawiamy się konsekwencji ekonomicznych w pracy: zablokowania możliwości awansu, odsunięcie od ciekawych projektów, niższej podwyżki lub jej brak, czy nawet zwolnienia.
Myślisz, że to przesada? Byłem bezpośrednim lub pośrednim świadkiem ziszczenia się większości obaw – nawet samego zwolnienia.
Kiedy dawać informację zwrotną (feedback)?
Jak najszybciej. Tylko pamiętaj o tym, żeby:
Jeżeli zdajesz sobie sprawę z tego, że jesteś mocno emocjonalną osobą i możesz wybuchnąć w trakcie takiej rozmowy – daj sobie ochłonąć. Przeprowadź tę rozmowę, gdy emocje opadną.
Jeżeli jesteś osobą, która odwleka sytuacje, w których musisz się z kimś konfrontować, to zmuś się do tego, np. napisz do takiej osoby sms-a “Słuchaj, chciałbym z Tobą porozmawiać, o jednej sprawie z naszego dzisiejszego spotkania. Daj znać jak będziesz miał chwilę.”, żebyś nie mógł się wyślizgnąć, gdy przyjdzie do spotkania.
Jak przekazywać informację zwrotną (feedback)?
Im bardziej osobiście, tym lepiej. Polecana kolejność jest następująca:
Spotkanie twarzą w twarz
Wideo-konferencja
Rozmowa telefoniczna
Komunikatorów tekstowych (typu Teams, Messenger, Slack, SMS itd) używaj w takich wypadkach w ostateczności. To zazwyczaj źle się kończy. Chyba, że jest to Wasza jedyna droga komunikacji.
Jak udzielać negatywny feedback? Informacja zwrotna w modelu FUKO
Mamy 2 warianty informacji zwrotnej tzw. modelu FUKO (skrót od Fakty, Uczucia, Konsewkencje, Oczekiwania). Możesz wykorzystać je zależnie od sytuacji i rodzaju relacji, która łączy Cię z rozmówcą:
Informacja zwrotna w relacji biznesowej
Przypadki bardziej formalne. Kiedy nie pracujecie ze sobą długo i/lub nie macie jakiejś specjalnej relacji.
Elementy składowe
Przykład
FAKTY Co miało miejsce? Konkretnie i z przykładami
Słuchaj, podczas ostatnich spotkań z klientem sam z siebie oferowałeś, że zrobimy coś ekstra za darmo (…)
OCENA* Jak to wygląda dla Ciebie?
(…) to nie jest rozsądne rozwiązanie, (…)
SKUTKI* Czym to grozi i na co wpływa?
(…) bo kosztuje firmę realne pieniądze i czas, a dodatkowo sprawia, że klient przestaje nas szanować, (…)
OCZEKIWANIA Czego konkretnie chcesz w związku z tym?
(…) proszę, aby to się więcej nie powtórzyło, zgoda?
*W powyższym modelu czasem warto odpuścić punkt Ocena (jak to wygląda dla Ciebie?), ponieważ może być odebrana jako atak przez osobę, której udzielamy informacji zwrotnej.
Nie zawsze potrzebny będzie również punkt Skutki (Czym to grozi i na co wpływa?), ponieważ mogą być to oczywiste aspekty.
Kluczowe są dwa elementy: Fakty, Oczekiwania. Bardzo dobrą praktyką jest pytanie w Oczekiwaniach o zgodę, żeby mieć pewność, że druga strona zrozumiała i przyjmuje to, co powiedzieliśmy.
Informacja zwrotna w bliskiej relacji
Dobre dla życia osobistego oraz kiedy masz zbudowaną ze współpracownikiem relację. Lubicie się i szanujecie.
Elementy składowe
Przykład
FAKTY Co miało miejsce? Konkretnie i z przykładami
Marek, podczas wczorajszego statusu trzy razy przerywałeś mi w ważnej chwili. (…)
UCZUCIA Jak się z tym poczułeś/aś?
(…) Wiem, że nie masz nic złego na myśli, ale obawiam się co o tym sądzi dyrektor (…)
POTRZEBY Jakie Twoje potrzeby zostały naruszone?
(…) wchodząc na takie spotkanie muszę czuć, że zespół jest za mną (…)
OCZEKIWANIA Czego konkrtenie chcesz w związku z tym?
(…) dlatego proszę omawiaj ze mną swoje uwagi po spotkaniu. Czy możemy się tak umówić?
*W powyższym modelu nie zawsze potrzebny będzie punkt Potrzeby (Jakie Twoje potrzeby zostały naruszone?), bo może po prostu nie ma sensu dzielić się takimi szczegółami lub relacja nie jest tak bliska.
Tak samo jak w pierwszym wariancie kluczowe są dwa elementy: Fakty, Oczekiwania oraz pytanie o zgodę przy oczekiwaniach.
Zasięgnij porady doświadczonego managera!
Chcesz rozwiązać problem w relacji z członkiem zespołu? A może zasięgnąć porady w innej sprawie? Skorzystaj z konsultacji 1:1.
Krytyczne jest to, aby krytykować konkretne zachowania, a w ramach oczekiwań chcieć ich zmiany. Zachowań, a nie tego “jaki ktoś jest”.
Zmusza nas to do rezygnacji z ogólników i jednoznacznego wskazania sytuacji, na których uniknięciu nam zależy, co z kolei wydatnie zwiększa szanse na to, że druga strona zrozumie, o co dokładnie nam chodzi. Unikamy też dzięku temu szeregu mechanizmów psychologicznych (można by napisać o nich całą książkę), które blokują przyjęcie przez odbiorcę tego komunikatu i wiarę, że zmiana w ogóle jest możliwa. Wyobraź sobie, że ktoś od zawsze jest osobą dość emocjonalną i słyszy na ten temat feedback. Co sobie pomyśli? Możliwe, że “cóż – tak już tak mam, tyle razy próbowałem to zmienić i nic, chyba się tu nie nadaje”. Jeśli jednak usłyszy, że w kryzysowych sytuacjach powinien powstrzymać się od pisania oskarżycielskich wiadomości mailowych, a zamiast tego brać trzy głębokie wdechy i dzwonić – jest DUŻO większa szansa, że ta konkretna zmiana na lepsze zostanie wdrożona. Czyli:
NIE: “Oczekuję, że będziesz zachowywał się profesjonalnie.”, TAK: “Oczekuję, że ani razu nie spóźnisz się już na konferencję z klientem.”
NIE: “Oczekuję, że będziesz bardziej uważna.”, TAK: “Proszę sprawdzaj dokumenty zewnętrzne dwa razy przed wysłaniem. Zawsze.”
A nawet kiedy już mówimy o zachowaniach – starajmy się jeszcze być tak konkretni, jak tylko można:
NIE: “Oczekuję więcej inicjatywy”, TAK: “Oczekuję, że kiedy wystąpią sytuacje takie jak <PRZYKŁADY> – poświęcisz przynajmniej pół godziny na próbę ich rozwiązania, a potem dopiero przyjdziesz do mnie o pomoc. Pamiętaj, że jak przyjdziesz, to zapytam cię czego próbowałeś w czasie tych 30 minut”.
NIE: “Oczekuję lepszej komunikacji między waszymi działami”, TAK: “Oczekuję, że zorganizujecie dodatkowe cotygodniowe spotkanie, gdzie na bieżąco wyjaśnicie wszytskie wątpliwości tak, aby nasze comiesięczne spotkanie nie było poświęcane na wyjaśnianie wszytskich sporów między wami.”
Jak widzisz skutkiem ubocznym jest to, że przed taką wypowiedzią musisz poważnie zastanowić się czego TAK NAPRAWDĘ oczekujesz. I bardzo dobrze – bo właśnie dojrzałej i przemyślanej komunikacji oczekują ludzie od swoich liderów.
Jak prawidłowo udzielać feedback: przykłady
1. INFORMACJA ZWROTNA: PRACOWNIK, KTÓRY SIĘ SPÓŹNIA NA BIZNESOWE SPOTKANIA
Opis sytuacji:
Pracownik z Twojego zespołu systematycznie spóźnia się na spotkania zespołowe i często testuje Twoje granice. Za każdym razem przeprasza, a Wy musicie na niego czekać.
Jak powinien wyglądać poprawny komunikat?
Fakty: Dominik, słuchaj, przez ostatnie kilka wtorkowych spotkań zespołowych przychodziłeś spóźniony kilka minut,
Ocena: to wygląda jakbyś nie szanował czasu ludzi z zespołu i mojego.
Skutki: Wszyscy musimy czekać, bo nie chcemy zaczynać, gdy nie jesteśmy w komplecie, żeby się nie powtarzać. No i przez to tracimy czas 7 osób.
Oczekiwania: Oczekuję, że będziesz na nasze spotkania przychodził na czas. Zgoda?
2. INFORMACJA ZWROTNA: BLISKA OSOBA, Z KTÓRĄ SIĘ NIE ZGADZASZ
Opis sytuacji:
Twoja ciocia, z którą żyjesz bardzo blisko nie wierzy w działanie szczepionek. Niedawno urodziło Ci się dziecko i od tamtej pory każde spotkanie zawiera serię niewygodnych pytań o szczepienia i przekonywania, żebyś swojego dziecka nie szczepiła.
Jak powinien wyglądać poprawny komunikat?
Fakty: Odkąd urodziła się Pola, to przy każdym naszym spotkaniu nakłaniasz mnie do tego, żebym jej nie szczepiła i zadajesz mi dużo pytań typu “czy chcesz mieć dziecko z autyzmem?”.
Uczucia: Na takie pytanie nie da się odpowiedzieć inaczej niż przecząco, więc powodujesz, że narasta we mnie konflikt i zarzucam sobie, że nie jestem dobrą matką. Czuję się przez to beznadziejnie.
Potrzeby: Nie chcę tracić relacji z Tobą, ale potrzebuję móc podejmować swoje decyzje samodzielnie.
Oczekiwania: Potrzebuję od Ciebie wsparcia, jako od członka rodziny, a nie ciągłych pytań, które sprawiają, że czuję się gorzej. Czy możemy się tak umówić?
3. INFORMACJA ZWROTNA: JAK DAWAĆ JĄ CHARYZMATYCZNEJ I PEWNEJ SIEBIE OSOBIE?
Opis sytuacji:
Z wizytą do Twojego biura przyjechał bardzo ważny klient. Znacie się już kilka miesięcy i wiesz, że ciężko mu odmówić – jest charyzmatyczny i bardzo pewny siebie. Właśnie zakomunikował na spotkaniu, że będzie chciał wprowadzić zmiany, które sprawią, że Twój zespół będzie miał więcej pracy. Jesteś managerem i chcesz przekazać na indywidaulnym spotkaniu klientowi, że nie jest to najlepszy pomysł, bo może to wpłynąć na koszty.
Jak powinien wyglądać poprawny komunikat?
Fakty: Jacob, na spotkaniu opowiedziałeś o tym, że zamierzać wprowadzić zmianę w procesie. Docelowo Wasi sprzedawcy mieliby akceptować każde wysyłane przez nas zamówienie mailowo. Do tej pory nie mieliśmy tego kroku.
Ocena: (w tym przypadku ze względu na silny charakter biznesowy nie trzeba o tym wspominać)
Skutki: Jeżeli wprowadzimy ten dodatkowy krok, to praca mojego zespołu zwiększy się o minimum 50% ponieważ każde zamówienie będzie musiało mieć podwójne zatwierdzenie. Moi ludzie będą musieli więcej pracować. Tym samym może to wpłynąć na koszty, jakie Wy jako nasz klient ponosicie, czyli będziecie więcej płacić.
Oczekiwania: Chciałbym, żebyśmy wspólnie spojrzeli na tę zmianę jeszcze raz. Zarówno z Waszej, jak i naszej strony i zastanowili się, czy nie możemy znaleźć innego rozwiązania. Co Ty na to?
4. INFORMACJA ZWROTNA: “ZE MNĄ SIĘ NIE NAPIJESZ?”
Opis sytuacji: Jesteś na imprezie urodzinowej, na której szwagier ostro namawia Cię do picia alkoholu, mimo że od ponad roku nie pijesz. Nie jest to podyktowane przypadłościami zdrowotnymi, to po prostu Twoja decyzja. Niestety przy każdej okazji ciągle słyszysz od niego “Ze mną się nie napijesz?”. Przy obecnym spotkaniu postanawiasz powiedzieć szwagrowi, żeby dał spokój, póki jest trzeźwy.
Jak powinien wyglądać poprawny komunikat?
Fakty: Marcin, przy każdym rodzinnym spotkaniu namawiasz mnie do picia alkoholu mimo, że zdajesz sobie sprawę z tego, że ja nie piję, bo wielokrotnie Ci o tym mówiłem.
Uczucia: Wk***wia mnie to, bo czuję jakbyś miał głęboko w dupie mnie i moje zdanie.
Potrzeby: (w męskim świecie nie ma miejsca na mówienie o naruszonych potrzebach 😉 )
Oczekiwania: Dlatego chcę, żebyśmy raz na zawsze wyjaśnili sobie tę sprawę i żebyś już więcej nie namawiał mnie do picia. Ani dzisiaj, ani przy kolejnych spotkaniach. Czy to jest dla Ciebie jasne?
5. INFORMACJA ZWROTNA: HOMOSEKSUALISTA W ZESPOLE
Opis sytuacji:
Jesteś team leaderem, a w Twoim zespole są sami faceci. Wiesz, że jedna z osób jest homoseksualna, ale prosiła, byś zachował to dla siebie. Przed wejściem do sali na spotkanie Twoi podwładni żartobliwie wyzywali się od “pedałów”. Postanawiasz to ukrócić od razu, żeby uniknąć w przyszłości problemów.
Jak powinien wyglądać poprawny komunikat?
Fakty: Przed wejściem do sali słyszałem, że zwracacie się do siebie określeniem “pedał”.
Ocena: (nie musi wystąpić, ponieważ osoby wiedzą, że nie jest to akceptowalne, ale może wyglądać np. tak): Takie teksty kojarzą mi się z głęboką podstawówką. Zakładałem, że w międzyczasie posuneliście się trochę w rozwoju i umiecie dogadać komuś z większym polotem.
Skutki: (opcjonalne, jeżeli wcześniej pozwalałeś na takie żarty to musisz podać przyczynę zmiany Twojego zachowania, możesz dodać też np.): Statystycznie w naszym 100 osobowym oddziale pracuje kilka osób homoseksualnych. Jak mają się czuć słysząc coś takiego?
Oczekiwania: W naszym zespole nie ma miejsca na takie odzywki, nawet w żartach. Jasne?
Upewnij się, że każda z osób pokiwała głową lub odpowiedziała, że jasne.
6. INFORMACJA ZWROTNA: OSOBA WRAŻLIWA
Opis sytuacji:
Dorota jest bardzo doświadczonym pracownikiem oraz bardzo wrażliwą osobą, znaną z tego, że gdy ktoś zwróci jej uwagę, to nie odzywa się do niego przez kilka dni. Doszło do tego, że nawet, gdy Dorota popełnia drobne błędy nikt jej o tym nie mówi, bo nie chce karnych dni ciszy. Ludzie zaczęli zgłaszać takie rzeczy Tobie, jako przełożonemu, bo sami nie chcą kierować ich do Doroty. Postanawiasz zaadresować wrażliwość i obrażanie się do Doroty.
Jak powinien wyglądać poprawny komunikat?
Pamiętaj, by zacząć od luźnego wstępu. Jeżeli zaczniesz od razu od poważnej rozmowy, rozmówca może się szybko zamknąć w sobie.
Dorota, jesteś bardzo dobrą specjalistką i przez całą naszą współpracę widziałem jak przykładasz się do swojej pracy – robisz notatki ze wszystkiego, zawsze wszystko schludnie porządkujesz i nie umyka Ci żaden email. Twoje zaangażowanie jest dla mnie też informacją, że chcesz wykonywać swoją pracę lepiej i lepiej. Zgadza się? (taki wstęp ma być przygotowaniem dla takiej osoby pod samą informacje zwrotną. Gdy potwierdzi możemy przejść dalej)
Fakty: Ostatnio zaobserwowałem, że gdy Paweł zwrócił Ci uwagę, że wysłałaś złe cenniki do klienta, to przestałaś się do niego odzywać – nie odpowiadałaś na jego przywitanie, pożegnanie, czy gdy o coś pytał cały zespół, a Ty znałaś odpowiedź.
Ocena: (można odpuścić swoją ocenę, bo dla osób wysoko wrażliwych i tak będzie to obciążające)
Skutki: Przez to, że Ty przestajesz się do niego odzywać siada atmosfera w naszym zespole, no i może to doprowadzić do sytuacji, że Paweł już nie zwróci Ci uwagi na błąd. Dla niego to też wcale nie jest łatwa sytuacja.
Oczekiwania: Bardzo Cię cenię i chcę żebyś lepiej radziła sobie w takich sytuacjach. Dlatego oczekuję, żebyś na początek nie przestawała się odzywać do kogoś, kto zwróci ci uwagę. Zobaczysz, że tak szybciej rozładuje się atmosferę. Możemy to wypróbować?
W takiej sytuacji należy wejść w rolę osoby wspierającej.
7. INFORMACJA ZWROTNA: MARUDA
Opis sytuacji:
Jesteś przełożoną, a najlepsza z Twoich specjalistek jest toksyczną marudą. Cały czas mówi, że wszystko jest źle, jest nieprofesjonalne i jakość jest niska. Otrzymujesz też informacje od innych osób, że jej jad sączy się na innych pracowników w trakcie rozmów na komunikatorach, przerw na kawkę, czy papierosie. Postanawiasz napomnieć ją w trakcie indywidualnego spotkania.
Jak powinien wyglądać poprawny komunikat?
Fakty: Marlena, chciałam zwrócić Twoją uwagę na to, że w trakcie spotkań, czy calli bardzo często wyrażasz się negatywnie o jakości pracy innych, choć nie wskazujesz konkretnie kogo (tu najlepiej wykorzystać cytat danej osoby np. “Wprowadzenie takiego narzędzia to jest totalny brak profesjonalizmu i ja nie wiem jak można z czymś takim pracować”). Często mówisz również o tym, że wszystko wokół jest złe, przykładowo mówisz, że “nasz management to jest jakieś pożal-się-boże”.
Ocena: Osobiście odbieram to jako zachowania, które nie są biznesowo akceptowalne i nie są profesjonalne.
Skutki: Przez tego rodzaju wypowiedzi wpływasz negatywnie na motywację całego zespołu, a dodatkowo inni mogą się bać, że będziesz mówić o nich tak samo, gdy nie będzie ich akurat w sali.
Oczekiwania: Masz duże doświadczenie i dostrzegasz braki w procesach, więc jeżeli zwracasz uwagę na coś, co nie działa, to oczekuję, że będziesz wskazywać możliwe usprawnienia. Nie będę tolerowała marudzenia dla marudzenia. Czy mogę na to liczyć z Twojej strony?
Przygotuj się, że ta rozmowa może potrwać dłużej i że będziesz musiała powtarzać wielokrotnie swoje komunikaty metodą zdartej płyty.
8. INFORMACJA ZWROTNA: OSOBA NA WYŻSZYM STANOWISKU
Opis sytuacji:
Agata jest dwa oczka nad Tobą w organizacji. Gdy przyszedłeś do firmy i zapytałeś na kogo uważać, Twoi koledzy i koleżanki bez wahania mówili “Na Agatę i to bardzo”. Za jej czasów zostało zwolnionych kilku liderów w niewyjaśnionych okolicznościach. Na ostatnim spotkaniu z wszystkimi managerami ogłosiła wiele beznadziejnych pomysłów – jeden z nich obejmuje przywrócenie narzędzia do administracji projektami, z którego zrezygnowaliście lata temu przez jego toporność. To trochę dziwne, bo na spotkaniu wszyscy mówią, że to świetny pomysł, a sam słyszałeś wiwaty, gdy zrezygnowano z tego narzędzia. Postanawiasz dać indywidualną informacje zwrotną Agacie, bo sama o to prosiła na spotkaniu.
WAŻNE! Zastanów się poważnie, czy taka informacja nie sprawi, że stracisz pracę albo będziesz miał problemy. Słyszałeś opowieści o bezwzględności Agaty i o tym, że ludzie, którzy jej podpadli – znikali albo nie mieli łatwego życia w firmie. Pomyśl, czy ten problem jest na tyle istotny, że jest wart ryzykowania Twoim stanowiskiem i przyszłością w firmie. Nie zawsze warto robić z siebie bohatera.
Czasami chcielibyśmy naszym feedbackiem kogoś zmienić i wychować. A to często naiwne i nierealne. W tym przypadku szansa na “wychowanie” szefowej są bliskie zeru. Za to szanse, że pogorszysz swoją sytuację – bliskie 100%. Dlatego szczególnie w takich trudnych przypadkach warto zadawać sobie nasze ulubione pytanie “po co?”.
9. INFORMACJA ZWROTNA: “JA W TEJ FIRMIE PRACUJĘ OD 20 LAT, WIĘC WIEM LEPIEJ”
Opis sytuacji:
Przejęliście biznes od biura w Niemczech, bo w Polsce obsługa jest znacznie tańsza. W Niemczech nadal pracują eksperci, którzy powinni udzielać Ci wsparcia merytorycznego, ale cały czas doświadczasz oporu. Ciągle słyszysz argument, że te osoby są w firmie od 30 lat i wiedzą lepiej jak coś robić. W mailach piszą zupełnie co innego niż mówią na spotkaniach. Często robią klasyczną gówno-burzę z drobnych błędów Twoich ludzi. Ustalasz telefoniczne spotkanie z niemiecką managerką na podobnym stanowisku do Twojego, by zaadresować swoje obawy.
Jak powinien wyglądać poprawny komunikat?
Fakty: Emma, zauważyłem, że gdy tylko mój zespół popełnia błąd, nawet taki, który nie jest bardzo poważny (zły kolor czcionki w jednej części dokumentu), to sprawa ląduje na biurku Twojego oraz mojego przełożonego z pominięciem mnie.
Ocena: Osobiście odczuwam to jako brak zaufania i podważanie moich kompetencji jako przełożonego.
Skutki: Przez to obniża się zaufanie mojego szefa do mnie, bo myśli, że ja nie jestem w stanie zająć się swoim biznesem, a mój zespół może odnosić wrażenie, że na nic nie mam wpływu.
Oczekiwania: Proszę cię aby wszelkie znalezione błędy były najpierw adresowane do mnie mailowo i żeby nasi przełożeni nie byli o tym informowani przede mną. Czy możemy się tak umówić?
10. INFORMACJA ZWROTNA: OSOBA, KTÓRA CIĄGLE ŻARTUJE
Opis sytuacji:
Na studiach podyplomowych jesteś w grupie z losowymi osobami. Jedną z nich jest Grzegorz, który jest śmieszkiem i wszystko obraca w żart. Gdy pracujecie w grupie to często przez jego żarty i anegdoty marnujecie dużo czasu. Próbowałeś już to podnieść w trakcie dyskusji w grupie, ale usłyszałeś “Weeeeź, Jezu. Nie wiedziałem, że jesteś taki delikatny i zasadniczy”. Postanawiasz się zdzwonić z Grzegorzem.
Jak powinien wyglądać poprawny komunikat?
Fakty: Słuchaj, Grzegorz. W trakcie naszych spotkań grupowych tracimy bardzo dużo czasu przez to, że Ty opowiadasz dużo historii, które nie są związane z tematem. Ostatnio przez 20 minut gadaliśmy o chomikach, a gdy próbowałem zwrócić uwagę na to, że ucieka nam czas, to mnie zbyłeś.
Ocena: Jak dla mnie trochę zatracamy to, dlaczego spotykamy się w tej grupie – po to, żeby robić projekt ze studiów, a nie gadać.
Skutki: Przez to albo spotkania się przedłużają, a to kosztem naszego wolnego czasu, albo musimy nadrabiać indywidualnie.
Oczekiwania: Chciałbym, żebyśmy najpierw skupiali się na kluczowych elementach projektu, które mamy do przegadania i przeanalizowania, a jak starczy nam czasu to rozmawiali o pierdołach. Co Ty na to?
11. INFORMACJA ZWROTNA: OSOBA ZAPOMINALSKA
Opis sytuacji:
Marcel z Twojego zespołu często nie odpisuje na Twoje maile. Postanawiasz zwrócić mu na to uwagę w trakcie spotkania.
Jak powinien wyglądać poprawny komunikat?
Fakty: Marcel, zauważyłem, że nie otrzymuję od Ciebie odpowiedzi na maile, który wysyłam do całego zespołu, w których jasno zaznaczam daty, do których należy coś potwierdzić. Od Ciebie nie otrzymałem nigdy takiego potwierdzenia, mimo, że realizacji zadań się podejmowałeś.
Ocena: Dla mnie to trochę wygląda jakbyś nie przejmował się odpowiadaniem na moje wiadomości.
Skutki: Przez to nie wiem, czy zadanie zostało wykonane i poświęcam dodatkowy czas na sprawdzenie jak to było u Ciebie. Poza tym zaczyna mi się też pojawiać w głowie myśl, czy nie odpowiadasz też na maile od innych, na przykład klientów.
Oczekiwania: Oczekiwałbym, że będziesz potwierdzać mi wykonanie zadań tam, gdzie jest to wymagane w wiadomości. Wystarczy nawet krótkie “zrobione”. Czy możemy się tak umówić?
Rady na koniec
Jeżeli nie masz wprawy, to przećwicz feedback na sucho lub z kimś. Zwłaszcza jeżeli będziesz dawać go w obcym języku.
Jeżeli ktoś Cię zaatakuje słownie, wybuchnie lub zacznie zachowywać się agresywnie – wycofaj się. Twoje bezpieczeństwo jest ważniejsze, niż to, że ktoś zrozumie swoje błędy.
Jeżeli słyszałeś, że dana osoba jest mściwa i zwrócenie jej uwagi może przekreślić Cię w firmie – odpuść i zastanów się ile jeszcze tam popracujesz i czy będzie Ci ciężko to wytrzymać?
Staraj się mówić krótko i zwięźle. W stresie miewamy tendencję do “zagadywania sytuacji” – powtarzania tego samego po kilka razy na różne sposoby, dorzucania niepotrzebnych zdań i zmiękczania całego komunikatu. Pokazujemy wtedy że nie jesteśmy pewni tego co mówimy (co może być wykorzystane przez odbiorcę), wkurzamy te osoby, które od razu rozumieją o co chodzi nadmiernym rozwodzeniem się nad tematem i wreszcie sprawiamy, że cały komunikat może stać się niezrozumiały. Spójrz na przykłady wyżej. Krótko, zwięźle i na temat.
Jeżeli nadal nie wiesz w jaki sposób dać komuś informacje zwrotną, to napisz do mnie – możemy razem przeanalizować jak to zrobić.
Jeśli natomiast musisz stawić czoła pracownikowi wyjątkowo upartemu w swojej postawie – przeczytaj nasz artykułi dowiedz się, jak poradzić sobie z trudnym pracownikiem.
Przeszedłeś już trudną historię z feedbackiem i chcesz podzielić się doświadczeniem z innymi? Napisz i chętnie ją dodamy do tego wpisu!
Autor tekstu: Dawid Straszak – Trener, asesor, psycholog biznesu, manager.
Zrozum sposób w jaki myślisz i działasz
BADANIE FRIS: Spójrz na siebie z innej perspektywy. Dowiedz się, jak podejmujesz decyzje oraz komunikujesz się z innymi.
Jesteś na imprezie urodzinowej, na której szwagier ostro namawia Cię do picia alkoholu, mimo że od ponad roku nie pijesz. Nie jest to podyktowane przypadłościami zdrowotnymi, to po prostu Twoja decyzja. Niestety przy każdej okazji ciągle słyszysz od niego “Ze mną się nie napijesz?”. Przy obecnym spotkaniu postanawiasz powiedzieć szwagrowi, żeby dał spokój, póki jest trzeźwy.
Opis sytuacji:
Autor tekstu:
