Jak się nie wypalić? Higiena psychiczna lidera

MYŚL PRZEWODNIA: Nie możesz skutecznie inspirować, energetyzować i zagrzewać do pracy innych, jeśli sam nie wierzysz w sens przedsięwzięcia. Jeśli brak Ci energii. Dlatego dla lidera, szefa, menedżera bardzo ważne jest mądre i regularne dbanie o siebie, własne zdrowie psychiczne i motywację.

Dobre praktyki w codziennej pracy

Organizując swój dzień warto więc zadbać o tak podstawowe rzeczy, jak:

Wprowadzenie niewielkich buforów w kalendarzu. Nie planuj całego dnia w kalendarzu „na styk”. To proszenie się o kłopoty. Jedno przedłużone spotkanie i występuje efekt domina – cały plan dnia wali się niczym domek z kart. Gdy rano widzisz, że kalendarz na dany dzień wypełniony jest po brzegi, najlepiej od razu coś przesuń albo odwołaj. Lepiej zrobić to wcześniej, a nie w biegu i stresie.

Nie nadrabianie poczty w czasie spotkań. Nie uważasz i nic nie wynosisz z tego, co się tam mówi; wysyłane wtedy maile są kiepskiej jakości i niewiele wnoszą; przede wszystkim jednak skupienie się wtedy na poczcie (odfiltrowywanie „szumu tła”) błyskawicznie wysysa z Ciebie energię umysłową, którą naprawdę można by spożytkować lepiej.

Dwie ostatnie rady są łatwiejsze w teorii niż w praktyce. Ich wdrożenie oznacza bowiem redukcję czasu spędzanego na spotkaniach. Czyli konieczność odmawiania… Kilka podpowiedzi:

  • Zadeklaruj, że na jakimś spotkaniu możesz być tylko pierwsze pół godziny, bo masz nakładające się terminy.
  • Poproś samodzielnego i „ogarniętego” członka zespołu (np. analityk, lider techniczny) aby uczestniczył zamiast ciebie.
  • Jeśli masz dobrą relację – szczerze pomów z uczestnikami regularnych „statusów” nt. tego jakby można je skompresować. Bądź szczery – przecież i tak często wzajemnie się nie słuchamy (ogarniamy pocztę, sprawdzamy Facebooka), to może znajdźmy wspólnie sposób jak się skupić i wyrobić w połowie czasu, ale za to uczestnicząc na 100%.

Może nie pozbędziesz się tak wszystkich niewiele wnoszących spotkań, ale jeśli uda się zyskać pół godziny każdego dnia – będzie dużo lepiej. Dla Twojej efektywności oraz zdrowia psychicznego.

Zajmowanie się wyłącznie zadaniami z 1 i 2 ćwiartki Macierzy Eisenhowera (zadania „ważne”) jest mało realne. Dlaczego? Bo to najczęściej coś, co jest trudne, wymaga sporo energii i wewnętrznej motywacji. Bardziej realistycznym scenariuszem jest:

  • Realizacja wszystkiego z pierwszej ćwiartki (ważne i pilne)
  • Wybranie jednego zadania z drugiej (ważne ale nie tak pilne), które zrealizujesz przed południem i w całości.

Przed południem, bo wtedy masz najwięcej sił mentalnych. I w całości (większe można „poszatkować” na etapy), aby czuć satysfakcję z wykonanej trudnej roboty oraz nie skakać z jednego niedokończonego zadania, na drugie. Co mam na myśli dobrze wie każdy, kto kiedyś skończył mając otwartych kilkadziesiąt zakładek w Chrome.

Kiedy to zrobisz spokojnie możesz już ogarnąć pocztę (trzecia ćwiartka – nie tak ważne, ale pilne).

Nie traktuj łatwiejszych zadań jako przerwy w realizacji trudniejszych. Np. obrabiania poczty jako przerwy w przygotowaniu raportu o porażce wdrożenia (ewidentnie druga albo pierwsza ćwiartka). Przerwą powinien być spacer, sprzątnięcie na biurku albo inna mała aktywność fizyczna. Coś co poruszy nasze krążenie i nie dociąży dodatkowo naszej już i tak wystarczająco zmęczonej i obciążonej głowy.

Nie pij codziennie sześciu kaw, wiedz kiedy odpuścić. Nasze organizmy dość szybko przestają reagować na taką ilość kofeiny zgodnie z naszymi oczekiwaniami. Zamiast przyjemnego „kopa” coraz częściej (zwłaszcza po czwartej, czy piątej) dostajemy w pakiecie dziwne, niezborne pobudzenie i rozedrganie. Dużo kawy oznacza problemy z zaśnięciem i słabą jakość snu, która wpędza nas w błędne koło – rano zaczynamy od dwóch kaw, bo słabo spaliśmy. W ciągu dnia dodajemy jeszcze 3-4, a kolejnej nocy słabo śpimy, więc kolejnego ranka zaczynamy od dwóch kaw…

Z czasem (większa odpowiedzialność, dodatkowy projekt) będziesz mieć do ogarnięcia tylko WIĘCEJ, a nigdy mniej spraw i zadań. Więcej kawy i nadgodzin nie jest więc żadnym rozwiązaniem. I tak w końcu załamiesz się i wymiękniesz (prawdopodobnie w najmniej stosownym momencie). Dlatego JUŻ TERAZ ucz się mądrze odpuszczać i dbać o siebie!

Jesteś średnią pięciu osób, z którymi najczęściej przebywasz. Uciekaj od sakrastycznych lóż szyderców okupujących firmowe automaty z kawą. Szukaj pozytywnych ludzi, którym się chce i którzy nie widzą wszędzie problemów. Wybierz się od czasu do czasu na konferencję taką jak TEDx, aby naładować baterie.

Naucz się prosić współpracowników o wsparcie. Pytaj o zdanie albo o propozycje rozwiązania jakiegoś problemu. W ten sposób po pierwsze dostajesz często dobre pomysły na tacy, a po drugie (i chyba nawet ważniejsze) przestajesz czuć się jak jedyna osoba, która musi zmierzyć się ze wszystkim, co najtrudniejsze.

I wreszcie – ucz się odpoczywać. Świat naprawdę nie zawali się jeśli odpiszesz później na jakiś email, nie odbierzesz poczty na wakacjach albo wyjdziesz z pracy o czasie.

Jak to wdrażać (rady dla pracoholików)

Pakty-minimum: często (szczególnie w chwilach stresu i zmęczenia) ciężko zmusić się do zachowań, o których obiektywnie wiemy, że są dla nas dobre, ale… no po prostu nam się nie chce. Dobrym wyjściem są „pakty minimum” – pomedytuję trzy minuty i zobaczę co dalej, zrobię 9 minut ćwiczeń rozciągających i może uda się coś więcej, nie zajrzę w telefon przez trzy stacje metra.

Pułapki: szczególnie dobre na pracoholików, którzy nawet późnym wieczorem chcą często załatwić „jeszcze kilka maili”. Zapisz się na zajęcia na lubianej siłowni, które trudno Ci będzie odwołać. Kup bilety do Marakeszu na kilka dni w miejsce gdzie nie ma internetu. Na kilka godzin (czy tygodni) taką rezerwację często wykonamy bez problemu, przed samym terminem będziemy (czasem nawet bardzo) źli i sfrustrowani, ale koniec końców najczęściej sami sobie za taką „pułapkę” podziękujemy.

Strefa wpływu, kontra strefa zainteresowania

Fundamentalną umiejętnością mądrego, dojrzałego człowieka jest rozróżnianie tego na co mamy realny wpływ, od tego na co mamy go (choć byśmy się nie wiem jak starali) co najwyżej pośrednio.

  • Masz wpływ na to, jak zaplanujesz i poprowadzisz projekt, ale nie masz wpływu na to jak on wyjdzie. To częściowo zależy od czynników zewnętrznych i może zakończyć się katastrofą.
  • Masz wpływ na to, jak odnosisz się do ludzi, jak przygotujesz się do trudnej rozmowy korygującej, ale nie masz wpływu czy owa rozmowa przyniesie żądane skutki.

Wyrzucanie sobie i żałowanie, że nie poszło po naszej myśli coś, co jest poza naszą strefą wpływu, jest prostą drogą do wypalenia. Zamiast tego:

  • Kiedy coś już się stało – jedynym sensownym pytaniem jest: „czego mnie to nauczyło, co mogę zrobić inaczej następnym razem”. Czasem odpowiedź może brzmieć: „wszystko zrobię tak samo”, ponieważ nie wszystko jest w naszej mocy i czasem coś idzie nie po naszej myśli, mimo że wszystko zrobiliśmy świetnie i idealnie. A wyrzucanie sobie, że nie po naszej myśli poszło coś poza naszą kontrolą jest kompletnie bez sensu.
  • Kiedy jesteśmy w środku danej sytuacji – jedynym sensownym pytaniem jest „czy mogę zrobić z tym coś konstruktywnego”. Jeśli tak – zrobić. A jeśli nie – odpuścić, bo negatywne nakręcanie się na ten fakt nie da ci nic poza dodatkową dawką frustracji.

Jedną z najbardziej wypalających rzeczy są nasze oczekiwania w stosunku do innych. Często mamy określoną wizję, jak powinni się zachować i bierzemy do siebie, kiedy tak nie robią. To błąd. Na 99% to zachowanie nie było złośliwe, na 90% nawet o Tobie nie pomyśleli. Nie warto brać tego do siebie. Ani Ty, ani Twoja praca nie są tak ważne, jak może Ci się wydawać (patrz, cytat z B. Russela wyżej).

The Obstacle Is the (new) Way

Bywa, że problemem nie jest pojedyncza sytuacją, na którą mamy lub nie mamy wpływu, a cos co trwa dłużej (interesariusz z piekła rodem, dwumiesięczny stan „pogotowia” w projekcie, choroba). Wtedy cenną umiejętnością i dobrą strategią jest akceptacja i poddanie się faktowi, że tkwimy w tym, w czym tkwimy:

Cóż, nie jest to wszystko zbyt miłe, a moja frustracja, ból i złość są w tej sytuacji naturalne. Wygląda jednak na to, że nie bardzo mam wyjście i jakiś czas w tym posiedzę…

Akceptacji tej powinno towarzyszyć tzw. przeramowanie, spojrzenie na sprawę z innej strony. Skoro i tak nie możemy z niej wyjść, to może jest w niej szansa na przeżycie czegoś, czego normalnie byśmy nie doświadczyli, na rozwój, na nauczenie się czegoś nowego. Niech przeszkoda stanie się drogą do czegoś nowego.

To może się wydać mrzonką, ale doświadczenia pokazują, że bardzo często jest tak naprawdę:

  • Wypalenie zawodowe często prowadzi do odkrycia zupełnie nowych ścieżek zawodowych i koniec końców, jego ofiara jest zadowolona o wiele bardziej niż przed przykrymi doświadczeniami.
  • Ciężka choroba to często okazja do przewartościowania obszarów w swoim życiu, które nie nastąpiłoby bez tak negatywnego doświadczenia.
  • Rozmaite trudne sytuacje są okazją do nabycia cennych umiejętności, które potem przydają się gdzie indziej. Kierownik projektu – osoba bez władzy, za to z nieograniczoną odpowiedzialnością, pewnie sprawniej dogada się i znajdzie porozumienie od osoby, która całe życie wydaje polecenia służbowe. I to nie tylko w firmie, ale też w urzędzie, wspólnocie mieszkaniowej, czy podczas rodzinnego obiadu.

Warto o tym pamiętać w ciężkich chwilach i traktować jako mądre pocieszenie. Dobrze wyjaśnione jest to w książce Ryana Holidaya (odnośnik poniżej).

Reasumując: jak się nie wypalić?

  1. Wprowadź codzienne nawyki i dobre praktyki, które pomogą Ci dbać o energię.
  2. Pytaj i angażuj zespół i współpracowników w próby rozwiązania problemów z którymi musicie się zmierzyć.
  3. Stosuj „pakty minimum” i zastawiaj na siebie pozytywne „pułapki” aby zmusić się do odpoczynku.
  4. Ucz się rozpoznawać na co masz, a na co nie masz wpływu. I skupiaj się na tym pierwszym.
  5. Nie bój się uciekać z naprawdę trudnych i wypalających sytuacji, pewne obszary mogą po prostu nie być dla ciebie.
  6. Jeśli nie możesz uciec – przeramuj i spróbuj znaleźć tam coś pozytywnego.

+ oczywiście wpadnij na nasze szkolenia, żeby sprawniej radzić sobie z rozmaitego rodzaju wyzwaniami.

LEKTURY ROZSZERZAJĄCO-POGŁĘBIAJĄCE PROBLEM

Nagranie z mojej prelekcji na ten temat


Podobał Ci się ten materiał?

Zobacz całą naszą biblioteczkę materiałów z zarządzania i rozważ zapisanie się na biuletyny, by dostawać informacje o nowościach.