Jakie są najlepsze aplikacje do zarządzania projektami?
Lata doświadczeń nauczyły nas, że paradoksalnie najlepsze systemy to te najprostsze – z niewielką liczbą opcji i minimalną konfiguracją. Dzięki temu wymuszają prostotę procesu. A im prostszy proces i lżejsze narzędzie, tym większa szansa, że ludzie naprawdę będą z nich korzystać.
Piszę to jako ktoś, kto kiedyś uwielbiał kolorowe arkusze Excela wypchane makrami i magicznymi formułami. Ale życie pokazało mi jedno: co mi po genialnym narzędziu, skoro cały zespół go szczerze nienawidzi.
Aplikacje do zarządzania projektami – gdzie szukać?
Lista przedstawiona niżej jest dość bogata, ale jeśli nie znajdziesz tam niczego dla siebie – spróbuj jeszcze tutaj:
- Ethical Resources – lista etycznych (np. nieszpiegujących) aplikacji użytkowych z najrozmaitszych kategorii.
- AlternativeTo – wyszukiwarka aplikacji oraz ich zamienników (np. wpisujesz MS Project i zaznaczasz, że chcesz coś darmowego pod Linuxa)
Aplikacje dla liderów: monitoring satysfakcji, feedback
Systemy pozwalające na bieżąco monitorować satysfakcję i zaangażowanie pracowników:
- Proste, przyjemne, relatywnie tanie (od 5$ za użytkownika miesięcznie), anglojęzyczny interfejs : Officevibe.
- Reszta to już raczej kobyły wymagające zaangażowania HR i dużego wdrożenia: PeopleForce, HCM Deck, PerformYard, Leapsome.
Czasami (np. podczas wdrażania zmian organizacyjnych) warto dopytać o pewne sprawy, przyda się więc system ankiet:
- Proste, powszechnie znane i za darmo – Google Forms,
- Ładniejsze i bardziej zaawansowane (darmowe do 10 pytań, później dość drogie) – TypeForm.
Przy okazji: totalnie NIE polecamy Survio. Dramat pod kątem wygody plus sztuczki z wyciąganiem pieniędzy za funkcje, które wydają się być w pakiecie, a jednak “oj, trzeba dopłacić”.
Narzędzia, które pomogą liderowi jeszcze lepiej poznać zespół
Nie zachęcamy, żeby traktować ich wyniki jako wyrocznię. Ale potrafią otworzyć oczy na źródła różnic w zespole i dać inspirację do lepszej komunikacji albo uzupełnienia brakujących kompetencji.
- 16personalities – oparte na MBTI, dostępne po polsku i angielsku. Mimo zastrzeżeń metodycznych – wciąż najlepsze darmowe narzędzie tego typu.
- Badanie FRIS – płatne, stworzone w Polsce (!), dostępne wyłącznie po polsku. Do badania konieczny jest udział akredytowanego coacha.
- Talenty Gallupa – płatne, popularne badanie skupione na pracy z silnymi stronami, dostępne w wielu językach, także po polsku.
Projektowe, produktowe i komunikacyjne „kombajny”
MS Teams, JIRa, Asana znają chyba wszyscy, ale warto wspomnieć jeszcze:
- ClickUp – rozbudowane narzędzie do zarządzania projektami, zadaniami i dokumentacją, które łączy funkcje planowania, komunikacji i automatyzacji pracy zespołu w jednej platformie.
- Notion + rozszerzenia Mail i Calendar – minimalistyczne środowisko pracy dla osób, które chcą w jednym miejscu zarządzać wiedzą i projektami oraz dostać sprzężony z tym wygodny, nowoczesny interfejs dla poczty i kalendarza.
Project i product management: harmonogram, backlog, taski
- Trello – znane i popularne (mamy na jego temat wyczerpujący poradnik). Warto wiedzieć, że od czasu przejęcia przez Atlassian wprowadzono wiele usprawnień, a przede wszystkim dodatki (“Power Ups”) nie są już płatne.
- KanbanFlow – Prosty i zwarty design czyni ją bardzo przejrzystą – polecam w większych zespołach. Do tego świetnie zaimplementowana funkcja swimlanes (wyłącznie w relatywnie taniej wersji premium), czyli poziomego podziału waszej tablicy z zadaniami na zespoły/obszary.
Pisząc o powyższym nie mogę nie zaznaczyć, że jestem zdeklarowanym fanem narzędzi analogowych. Często o wiele lepiej od powyższych sprawdzi się ścienna, fizyczna tablica.
Bardziej specjalistyczne programy do zarządzania projektem i produktem:
- Zarządzanie wymaganiami, backlogiem i roadmapą (raczej stricte pod scruma): StoriesOnBoard.
- Jeśli koniecznie potrzebujecie stworzyć dla kogoś wykres Gantta: Gantt Project (na wszystkie platformy, prosty, wygodny, darmowy).
- Z kolei przed rozpoczęciem całego projektu może przydać się stworzenie którejś z kanw (Change Canvas, Lean Canvas etc.). Pomoże w tym Canvanizer.
Aplikacje do zarządzania projektami: komunikacja
Notatki ze spotkań: Granola. Działa na poziomie systemu, więc nie trzeba dołączać do spotkania żadnego bota i jest przez to niezależny od tego jaki program używamy do spotkań. Można Granoli podytkować konkretną strukturę notatek jaką chcemy otrzymać oraz unikalne słowa lub żargon, z których korzystamy w firmie.
Firmowe strony intranetowe (bardzo lubimy tę formę dzielenia się informacjami – działa o niebo lepiej niż umieszczanie gdzieś dokumentów):
- self-hosted: dokuwiki (GPL/darmowe)
- wygodne i przejrzyste, dostępne za darmo na serwerach dostawcy: Nuclino
- no i oczywiście Google Sites (bardzo dobra funkcjonalność od czasu rewolucji z 2018 roku) oraz Confluence (za darmo do 10 osób)
Komunikacja w projekcie i zespole: bezapelacyjne polecam Slack. Co ciekawe – znam też przypadki, kiedy firmy (głównie takie z nastawieniem “remote first”) używają go w tandemie z “głosowymi” wirtualnymi pokojami w TeamSpeak, aplikacji która została stworzona dla… graczy. Warte przetestowania.
Retrospektywa (także zdalna) i lessons learned:
Wspólne burze mózgów online: Miro, Mural
Estetyczne prezentowanie wyników burz mózgów: Canva wprowadziła u siebie ciekawe szablony tablic. Jeśli bardziej zależy ci na wygodzie tworzenia – wybierz Miro/Mural, jeśli zależy ci na estetyce (np. potrzebujesz włożyć wyniki do prezentacji dla klienta/zarządu) rozważ Canvę.
Narzędzia dla managera: produktywność osobista
Zarządzanie swoimi zadaniami:
- Nozbe – świetna, odnosząca sukcesy na świecie aplikacja polskiej produkcji, której od lat używam na co dzień.
- Omnifocus – dość podobne do Nozbe, oferująca miejscami trochę więcej funkcji grupowania poszczególnych zadań, czy podpowiadania zadań w oparciu o twoją lokalizację (Castorama – kup młotek)
Email:
- Jedna z najbardziej oszczędzających czas funkcji – automatyczne follow-upy mailowe: FollowupThen.com. Outlook i Gmail mają zbliżoną, choć nie tak wygodną funkcję (trzeba się naklikać). Są też rozszerzenia typu „Boomerang”, ale jestem wobec nich sceptyczny. Nie bardzo uśmiecha mi się dawać jakimś nieznanym deweloperom dostęp do całej mojej poczty.
- Do poczty używam głównie GMail, przekierowując tam wszystkie wiadomości. Nie używam przy tym żadnych folderów, korzystając zamiast tego ze znakomitej funkcji wyszukiwania. Przede wszystkim zaś stosuję zasadę Inbox Zero.
Rozszerzenia przeglądarki:
- News Feed Eradicator – rozszerzenie, które blokuje “wall” na wybranych social media. Dosłownie zmieniło moje życie. Znów mogę korzystać z Facebooka, czy LinkedIn ale bez ryzyka, że zostanę “wciągnięty” przez przewijanie głównej strony.
- uMatrix – blokowanie skryptów na stronach tak, aby być śledzonym możliwie jak najmniej. Nie działa z Chrome, ale świetnie integruje się z jego bezpieczniejszą i mniej szpiegującym klonem Brave Browser.
Wspomaganie własnej silnej woli: zainstaluj BlockSite, a dla prawdziwych twardzieli Cold Turkey. Ta ostatnia nie tylko skutecznie blokuje szereg stron (jak BlockSite), ale sam z siebie mierzy Twoją aktywność i użycie aplikacji. Ujrzenie, że w ostatnim tygodniu spędziłeś 13 godzin grając w Diablo, naprawdę daje do myślenia.
Inne narzędzia dla managera
Wszystko to, co niekoniecznie podpada po którąś z powyższych kategorii, a czasem może się przydać.
- inFakt – bezapelacyjnie najlepszy system do samodzielnego (jest też oczywiście opcja biuro rachunkowe) prowadzenia sobie książki przychodów i rozchodów.
- Nauka języka: nie wiem czy wiesz, ale jeśli masz poziom A2 w górę, to do ćwiczenia konwersacji znakomicie sprawdza się ChatGPT. Odpalasz aplikację na telefon, a w niej “tryb głosowy” i mówisz “I would like to pracice my English a bit” i sobie rozmawiacie. Bez stresu i presji jaka często obecna jest na zajęciach z lektorem. A na końcu może zrobić ci listę sugestii i najczęstszych błędów.
- Super-elastyczna baza danych online (nowoczesny MS Access): jeśli jesteś geekiem na pewno spodoba Ci się narzędzie AirTable. Możesz wygodnie wyklikać sobie relacyjną bazę danych, dodać do niej proste interfejsy służące wprowadzaniu i przeglądaniu danych (sporo mają wbudowane, w tym widok tablicy kanban ❤). Do tego nieźle działają automatyzacje. Przy pomocy Zapier albo Make możesz wymieniać dane z innymi systemami. My używamy AirTable jako CRMa, z którego (po wygraniu danego leadu) wypluwamy dane do Trello.
Dziękujemy za rekomendacje narzędzi m.in: Monice Perendyk, Michałowi Szczygłowi, Antkowi Bartczakowi, Michałowi Gajewskiemu
Poznaj Podstawy zarządzania projektami, bez bullshitu
NASZ AUTORSKI KURS ONLINE: dwanaście lekkostrawnych lekcji, przykłady, materiały dodatkowe, całość zakończona certyfikatem