Aplikacje do zarządzania projektami (i nie tylko)

Najlepsze narzędzia do zarządzania projektem?

czlowiek wybierajacy aplikacjeNaszym zdaniem są proste, z niewielką ilością opcji i możliwości konfiguracji. Lata doświadczenia nauczyły nas jednego: im mniej skomplikowane nasze procesy tym lepiej. Nasz system do zarządzania projektami powinien być prosty. A proste narzędzia taką prostotę wymuszają. Zdecydowanie kierujemy się więc maksymą:

Use few tools, but good (and simple) ones

Aplikacje do zarządzania projektami – gdzie szukać?

Lista przedstawiona niżej jest dość bogata, ale jeśli nie znajdziesz tam niczego dla siebie – spróbuj jeszcze tutaj:

Aplikacje przydatne dla każdego lidera: zbieranie feedbacku i ankiety

Zbieranie feedbacku od pracowników (dlaczego warto i jak to robić można przeczytać tutaj i tutaj): proste i za darmo – po prostu użyj Google Forms. bardziej zaawansowane, pozwalające na bieżąco monitorować zaangażowanie zespołu – OfficeVibe.

Czasami (np. podczas wdrażania zmian organizacyjnych) warto dopytać o pewne sprawy, przyda się więc jakiś system ankiet:

  • proste i za darmo – Google Forms,
  • ładniejsze i bardziej zaawansowane (darmowe do  10 pytań) –  TypeForm.

Narzędzia które pomogą liderowi jeszcze lepiej poznać zespół

Absolutnie nie zachęcam, aby traktować je jaklo wyrocznię, niemniej często potrafią otworzyć oczy na przyczyny pewnych różnic i dać inspirację np. do poprawy zespołowej komunikacji.

  • Oparte na popularnym MBTI badanie 16peronalities – darmowe, dostępne po polsku i angielsku.
  • Oparty na teście Belbina badanie ról w zespole – darmowe, po angielsku.
  • Rozbudowane badanie Insights Discovery – płatne, dostępne po polsku i angielsku.
  • Badanie FRIS – płatne, stworzone w Polsce (!), dostępne po polsku, do badania konieczny jest udział akredytowanego coacha.
  • Popularne badanie talentów Gallupa – dostępne w wielu językach, w tym po polsku.
  • Values Poker – tani (tylko koszt decka), a bardzo dobry sposób na przeprowadzenie z zespołem ważnej (ale często trudnej w realizacji) rozmowy o wartościach.

Narzędzia do zarządzania projektami: harmonogram, backlog, zadania

kartki post itUniwersalne narzędzia (sprawdzą się, zwłaszcza Kanban Flow w podejściu Zero BS Projects):

  • KanbanFlow – Prosty i zwarty design czyni ją bardzo przejrzystą – polecam w większych zespołach. Do tego świetne zaimplementowana funkcja swimlanes (wyłącznie w relatywnie taniej wersji premium).
  • Trello – znane i popularne. Wiele osób nie wie jednak, że dodatki do Trello wcale nie muszą kosztować. Bardzo wiele istnieje ich w formie rozszerzeń do przeglądarki (Chrome i nie tylko), polecam na przykład Trelabels for Trello (wygodniejsza prezentacja etykiet na zadaniach) i Scrum for Trello (dodaje możliwość dodania wyceny czasowej pojedynczego zadania oraz ukazania sumy wycen dla całej kolumny). Może Cię też zainteresować nasz poradnik o trello.

Pisząc o powyższym nie mogę nie zaznaczyć, że jestem zdeklarowanym fanem narzędzi analogowych. Często o wiele lepiej od powyższych sprawdzi się ścienna tablica.

Bardziej specjalistyczne programy do zarządzania projektem i produktem:

  • Zarządzanie wymaganiami, backlogiem i roadmapą (raczej stricte pod scruma): Stories On Board.
  • Jeśli koniecznie potrzebujecie stworzyć dla kogoś wykres Gantta: Gantt Project (na wszystkie platformy, prosty, wygodny, darmowy).
  • Z kolei przed rozpoczęciem całego projektu może przydać się stworzenie którejś z kanw (Change Canvas, Lean Canvas etc.). Pomoże w tym Canvanizer.

Aplikacje do zarządzania zespołem projektowym: komunikacja

Firmowe strony intranetowe (bardzo lubimy tę formę dzielenia się informacjami – działa o niebo lepiej niż umieszczanie gdzieś dokumentów):

  • self-hosteddokuwiki (GPL/darmowe)
  • wygodne i przejrzyste, dostępne za darmo na serwerach dostawcy: Nuclino
  • no i oczywiście Google Sites (bardzo dobra funkcjonalność od rewolucji z 2018 roku) oraz Confluence (za darmo do 10 osób)

Komunikacja w projekcie i zespole: bezapelacyjne polecam Slack. Co ciekawe – znam też przypadki, kiedy firmy (głównie takie z nastawieniem „remote first”) używają go w tandemie z „głosowymi” wirtualnymi pokojami w TeamSpeak, aplikacji która została stworzona dla… graczy. Warte przetestowania.

Retrospektywa (także zdalna) i lessons learned:

Narzędzia dla project managera: produktywność osobista

czlowiek_z_planemZarządzanie swoimi zadaniami:

  • Nozbe – świetna, odnosząca sukcesy na świecie aplikacja polskiej produkcji, której od lat używam na co dzień.
  • Omnifocus – dość podobne do Nozbe, oferująca miejscami trochę więcej funkcji grupowania poszczególnych zadań, czy podpowiadania zadań w oparciu o twoją lokalizacje (Castorama – kup młotek, kup młotek)

Email:

  • Jedna z najbardziej oszczędzających czas funkcji – automatyczne follow-upy mailowe: FollowupThen.com, Boomerang (ostatnio Gmail wprowadził genialną opcję snooze i schedule send – przetestuj!).
  • Do poczty używam głównie GMail, przekierowując tam wszystkie wiadomości. Nie używam przy tym żadnych folderów, korzystając zamiast tego ze znakomitej funkcji wyszukiwania. Przede wszystkim zaś stosuję zasadę Inbox Zero.

Przechowywanie i synchronizowanie danych:

  • Darmowa do 50GB szyfrowana i bezpieczna chmura: MEGA Cloud.
  • Systemy wspierające tagowanie i łatwe wyszukiwanie plików:
  • Cloudfind (działa z GoogleDrive oraz DropBox)
  • OwnCloud (dla preferujących rozwiązania self-hosted)

Notatki: Evernote.

Rozszerzenia przeglądarki:

  • News Feed Eradicator for Facebook – rozszerzenie, które zmieniło moje życie. Znów mogę korzystać z Facebooka, ale bez ryzyka, że zostanę „wciągnięty” przez przewijanie głównej strony.
  • uMatrix – blokowanie skryptów na stronach tak, aby być śledzonym możliwie jak najmniej.

Inne narzędzia dla lidera

Wszystko to, co niekoniecznie podpada po którąś z powyższych kategorii, a czasem może się przydać.

  • inFakt – bezapelacyjnie najlepszy system do samodzielnego (jest też oczywiście opcja biuro rachunkowe) prowadzenia sobie książki przychodów i rozchodów.

Podobał Ci się ten materiał?

Zobacz całą naszą biblioteczkę materiałów z zarządzania i rozważ zapisanie się na biuletyny, by dostawać informacje o nowościach.