Życie ucieka nam przez palce, choć nieustannie próbujemy zacisnąć je w dłoni. Kolejne rzeczy spadają nam na głowę i domagają się natychmiastowej uwagi. Jesteśmy zmuszeni iść do dentysty z bolącym zębem, zapłacić zaległe rachunki, wychowawczyni ze szkoły dzwoni, że dziecko ma poważne problemy w nauce, a waga pokazuje 10 kg więcej niż powinna. Pilne zadania zarządzają nami, choć powinno być zupełnie na odwrót.
Różnica między sprawami pilnymi a sprawami ważnymi
Mam dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Te pilne nie są ważne, a te ważne nigdy nie są pilne.
W czasie prezydentury Esienhowera powstały między innymi NASA oraz ARPA, późniejsza DARPA (prekursor Internetu). Eisenhower zarządzał więc organizacjami i państwem w sytuacjach, w których liczba spraw była, delikatnie mówiąc, większa niż przeciętna. Zastanówmy się teraz, na czym polega różnica pomiędzy ważnością a pilnością.
Pilne oznacza, że sprawa wymaga natychmiastowego działania. Nagłe zdarzenia są poza naszą kontrolą i sprawiają, że działamy reaktywnie, tylko odpowiadając na sygnały z otoczenia. Jesteśmy bardziej zestresowani, sfrustrowani i mniej zorganizowani, gdy ciągle ulegamy temu co pilne, pogłębiając chaos w naszym życiu.
Ważne sprawy mają największe znaczenie długoterminowe. To, co istotne rzadko wymaga natychmiastowego działania i zazwyczaj przez nasze zaniedbanie stają się pilne. Skupiając się na pracy nad ważnymi projektami, stajemy się proaktywni, przez co tworzymy życie, jakie pragniemy my sami, a nie okoliczności. Wypełniając plan dnia fundamentalnymi działaniami, będziemy szczęśliwsi, zrelaksowani I bardziej produktywni.
Sprawy ważne i pilne walczą o naszą uwagę i od nas zależy, którym z nich nadamy priorytet. Zadania ważne związane z długoterminowymi celami decydują o jakości naszego życia. Natomiast sprawy pilne, to wypełniacze czasu takie jak e-maile, telefony i wiadomości, które są bezwartościowe i tylko wydają się ważne.
To właśnie z tym rozróżnieniem zaczęto później kojarzyć narzędzie nazywane dziś macierzą Eisenhowera.
Macierz Eisenhowera jako sposób na poprawę zarządzania czasem
Macierz Eisenhowera to proste narzędzie do organizacji zadań według czterech kategorii:
Macierz Eisenhowera
- Pilne i ważne – sprawy wymagające natychmiastowego działania.
- Ważne, ale niepilne – zadania do zaplanowania na później.
- Pilne, ale nieważne – rzeczy należące delegować do zrobienia komuś innemu.
- Ani pilne, ani ważne – zajęcia do wyeliminowania z naszego życia.
Zatem przyjrzyjmy się bliżej każdej ćwiartce, aby lepiej zrozumieć istotę zagadnienia.
Ćwiartka I – pilne i ważne
W tej ćwiartce znajdują się sprawy wymagające od nas natychmiastowego działania. To tutaj zazwyczaj trafiają kryzysy, problemy i terminy krzyczące o naszą uwagę.
Konsekwencje poświęcania większości czasu zajęciom z Ćwiartki I
Kilka przykładów zadań ważnych i pilnych:
- niektóre maile np. oferta pracy,
- zbliżający się termin złożenia dokumentów do urzędu,
- nauka na jutrzejszy egzamin,
- popsuty samochód,
- zawiezienie chorego dziecka do lekarza,
- problemy zdrowotne i pobyt w szpitalu,
- zbliżający się termin płacenia rachunków.
Przy odrobinie planowania i organizacji wiele zadań nigdy się nie pojawi w tej ćwiartce. Zamiast czekać na ostatnią chwilę ze złożeniem PIT-u, można zaplanować tę czynność wcześniej i na spokojnie iść do urzędu. Możemy także zaplanować regularne przeglądy samochodu, aby uniknąć sytuacji, kiedy nasza maszyna odmówi posłuszeństwa. Również regularne ćwiczenia i dieta uchronią nas przed wieloma chorobami.
Ćwiartka II – niepilne i ważne
W tej ćwiartce znajdują się zadania ważne nieposiadające naglącego terminu. Sprawy ważne, ale niepilne oscylują zazwyczaj koło relacji rodzinnych, planowania i samodoskonalenia. Powinniśmy poświęcać tym zadaniom jak najwięcej czasu, ponieważ przynoszą najwięcej korzyści dla naszego życia zawodowego i prywatnego.
Kilka przykładów zadań ważnych i niepilnych:
- planowanie tygodnia,
- wyznaczanie długoterminowych celów,
- ćwiczenia,
- spędzanie czasu z rodziną,
- czytanie inspirujących książek,
- hobby,
- nauka nowych umiejętności,
- medytacja,
- przegląd samochodu,
- okresowe badania kontrolne,
- randka z żoną,
- planowanie budżetu domowego.
Wygospodarowanie czasu na rzeczy najważniejsze wymaga dużej świadomości i samozaparcia, aby pomimo miliona pilnych spraw ustawić priorytety według własnej woli. Proaktywność jest stanem umysłu pozwalającym wybiegać myślą daleko w przód. Myślenie długoterminowe wspiera wybór pomiędzy tym, co ma znaczenie wyłącznie teraz a znaczącymi sprawami dla naszej przyszłości.
Odkładamy planowanie zadań, ćwiczenia i naukę przed egzaminem mówiąc, że kiedyś przyjdzie czas, aby się tym zająć. Mówiąc to, zapominamy, że „kiedyś” nigdy nie nadchodzi. Zaniedbane sprawy z ćwiartki II przechodzą do ćwiartki I., stając się pilne i wymagającą natychmiastowego działania.
Konsekwencje poświęcania większości czasu zajęciom z Ćwiartki II
Ćwiartka III – pilne i nieważne
W tej ćwiartce znajdują się zadania wymagające od nas natychmiastowej uwagi. Większość pilnych i nieważnych zadań związanych jest z innymi ludźmi i pomaganiu im w osiąganiu ich celów, a nie naszych.
Kilka przykładów zadań ważnych i niepilnych:
- telefony,
- wiadomości tekstowe,
- większość maili,
- współpracownicy proszący Cię w pracy o pomoc,
- rodzina wpadająca bez zapowiedzi i prosząca o przysługę.
Większość ludzi spędza czas wśród spraw pilnych, ale nie ważnych myśląc, że przebywają w ćwiartce I. Jednak sprawy pilne z ćwiartki III wydają się nam istotne, ponieważ pomoc innym ludziom pozwala poczuć się potrzebnym i użytecznym.
Ale znajdując się w ćwiartce III, wykonujemy zadania ważne dla kogoś innego, a nie dla nas. Po całym dniu wspierania wszystkich dookoła zrobiłeś bardzo dużo, lecz nic dla siebie. Jeśli nie chcesz żyć życiem innych, to unikaj spraw pilnych, ale nieważnych.
Konsekwencje poświęcania większości czasu zajęciom z Ćwiartki III
Ćwiartka IV – niepilne i nieważne
W tej ćwiartce znajdują się zadania, które nie są ani ważne, ani pilne. Skrzynka mailowa pełna spamu czy wielogodzinne przesiadywanie na portalach społecznościowych tylko rozprasza naszą uwagę. Aktywności z ćwiartki IV nie pomagają osiągnąć celów osobistych i zabierają czas na sprawy naprawdę ważne.
Kilka przykładów zadań nieważnych i niepilnych:
- oglądanie telewizji,
- bezcelowe przeglądanie Internetu,
- granie w gry komputerowe,
- czytanie kolorowych czasopism,
- przeglądanie portali społecznościowych.
Całkowite wyeliminowanie powyższych zadań nie jest możliwe, ani zdrowe. Po pracy czasami potrzebujemy dać odpocząć umysłowi, na przykład oglądając ulubiony serial. Jednak powinniśmy dążyć do tego, aby ćwiartka IV zajmowała na co dzień możliwie jak najmniej czasu.
Konsekwencje poświęcania większości czasu zajęciom z Ćwiartki IV
Planowanie długoterminowe z macierzą Eisenhowera?
Macierz ta nadaje się nie tylko do planowania dnia, ale jest też świetnym sposobem, aby odpowiedzieć na pytanie, jak powinienem wykorzystać nadchodzący tydzień. Poniżej przedstawiam przykłady użycia Macierzy Eisenhowera do planowania dnia jak i całego tygodnia.
Skupienie + eliminowanie = umiejętne ustalanie priorytetów
Macierz Eisenhowera nie jest idealną metodą do zarządzania czasem, jednak jej niewątpliwą zaletą jest położenie nacisku na skupienie i eliminację.
Dzieląc zadania w dniu lub tygodniu ze względu na ich pilność i ważność wiemy na czym musimy się skupić najbardziej. Jeśli zdajemy sobie sprawę, jakie czynności są najbardziej wartościowe, możemy zaplanować nadchodzące dni tak, aby zagospodarować czas dla zadań decydujących o naszym sukcesie. Natomiast wypisując wszystkie sprawy nieważne, uchwycimy czynności, które kradną nasz czas. Mając przed oczami zadania podzielone na cztery kategorie, szybko określimy priorytety oraz sprawy do bezwzględnej eliminacji.
W świecie nowoczesnych technologii i szybkiego życia skupienie jest jedną z cenniejszych umiejętności, jakie możemy zdobyć. Pierwszym krokiem do skoncentrowania się na zadaniach najwyższej wagi jest rozpoznanie rozpraszaczy, a następnie bezwzględna eliminacja zbędnych rzeczy.
Podsumowując: skupienie polega na eliminacji wszystkich bezcelowych zadań oraz określeniu priorytetów. Aby to zrobić, musimy najpierw spisać wszystkie ważne sprawy dla naszego życia, a następnie uchwycić rzeczy odciągające nas od najistotniejszych działań. Macierz Eisenhowera idealnie się do tego nadaje.
Komentarz Igora Mroza
Zastosowanie macierzy Eisenhowera w pracy lidera
Macierz Eisenhowera cenię przede wszystkim za to, jak znakomicie pokazuje długoterminowe konsekwencje działania w konkretnych „ćwiartkach”. Pokazuje, że jeśli prawie nigdy nie udaje Ci się znaleźć czasu na „dwójki” (ważne, niepilne), to nigdy nie będziesz skuteczny i cały czas będziesz działał tak, jak chcą tego inni. Do tekstu Rafała chcę dodać następujące trzy grosze.
Po pierwsze zauważ, że zadania z trzeciej ćwiartki (pilne, ale nieważne) – zwłaszcza w życiu managera – nigdy się nie kończą. Nigdy. Typowy manager dostaje dziennie dziesiątki, a nawet setki wiadomości. Kalendarz takiej osoby od poniedziałku rano do piątku wieczorem wypełniają spotkania. Pierwszym naturalnym odruchem jest działanie w myśl „szybko obrobię tylko to, co mi wrzucili, a potem zajmę się tymi ważnymi i nie-tak-pilnymi sprawami”. Sęk w tym, że nim skończysz odpisywać na maile, dostaniesz już odpowiedź na kilka z tych, od których zacząłeś odpisywanie. Nie wspominając już o kilku dodatkowych “wrzutkach”. Więc jeszcze raz: nie ma czegoś takiego, jak “orobię całą bieżączkę, a potem wezmę się za ważne”. Bieżączka nigdy się nie kończy.
Jedynym ratunkiem jest świadome odłożenie na bok spraw z trzeciej ćwiartki, aby zająć się tymi z drugiej (ważne, niepilne). Najlepiej przed południem, kiedy Twoja głowa ma jeszcze sporo energii. Jeśli poświęcisz na swoje zawodowe “dwójki” codziennie godzinę, to prawdopodobnie będziesz najbardziej produktywną osobą w promieniu kilkuset metrów. Ale wymaga to świadomego powiedzenia „trójki nigdy się nie skończą, dlatego nic się nie stanie jak zrobię je wolniej, a części w ogóle”.
Po drugie – trzecia ćwiartka też jest ważna. Nie lubię hasła „deleguj” przyklejanego nad zadaniami stamtąd. Jak mogę zdelegować maile albo uczestnictwo w spotkaniach? Części zwyczajnie się nie da, a w przypadku innych – nawet jeśli teoretycznie byłoby to możliwe – ucierpią relacje, ponieważ współpracownicy oczekują, że to Ty im odpiszesz i że jeszcze zrobisz to w sensownym czasie. Dlatego zamiast deleguj proponuję hasło „zarządzaj” – odkładaj na drugą połowę dnia i realizuj pakietami. Czyli poświęć np. godzinę, aby hurtowo odpisać na wszystkie wiadomości, zamiast wcześniej rozpraszać się odpisując na wszystko na bieżąco. Prosta zmiana, a różnica jest gigantyczna.
I wreszcie po trzecie – w zajętym życiu managera 30+ (im jesteśmy starsi, tym więcej mamy spraw także w życiu prywatnym) Macierz Eisenhowera świetnie służy, by pokazać pewne mechanizmy, ale niekoniecznie nadaje się do zarządzania zadaniami na co dzień. W natłoku spraw i zadań mozolne sortowanie ich na kartce bywa po prostu średnio wygodne. Większość z naprawdę skutecznych i produktywnych osób używa do codziennego planowania bardziej tradycyjnych narzędzi, na przykład Nozbe lub innych aplikacji do zarządzania projektami. O zasadach wynikających z Macierzy Eisenhowera po prostu pamięta, umieszczając zadania na swoich listach i zarządzając nimi w ciągu dnia.
